Comment réussir votre transition vers une gestion des achats dématérialisée ?

La digitalisation révolutionne le processus d’approvisionnement d’une entreprise. L’enjeu étant de gagner en productivité tout en simplifiant certaines tâches. Encore faut-il réussir la transition vers une gestion efficace des achats dématérialisée. Voici comment procéder.

Planifiez votre projet de dématérialisation de la gestion des achats étape par étape

Bien qu’incontournable, le processus d’achat se compose généralement de tâches chronophages, à moindre valeur ajoutée. En effet, il faut du temps pour collecter et saisir les données, gérer les contrats, faire le suivi des commandes. Aussi, la digitalisation de la fonction achat figure parmi les priorités d’une entreprise. Cette transformation digitale s’effectue néanmoins en plusieurs étapes.

La mise en place de la dématérialisation de la gestion des achats améliore particulièrement la recherche de fournisseurs ainsi que la distribution et les démarches administratives. Dans un premier temps, il convient de réaliser un diagnostic approfondi de la situation existante, des besoins. Quelles opérations peuvent être automatisées ? Comment intégrer les nouvelles technologies au système d’information actuel de l’entreprise ?

Le processus de digitalisation requiert une solution rapide et opérationnelle dans les meilleurs délais. Des imprévus et des imperfections peuvent entraver la transition vers la digitalisation de la fonction achats. Les indicateurs relatifs aux coûts, aux délais et aux litiges permettent de déterminer les ajustements de rigueur.

Formez vos équipes aux nouveaux outils et processus

Un projet de dématérialisation de la gestion des achats concerne aussi bien la direction générale que les collaborateurs. L’organisation sera donc repensée afin qu’elle concorde avec les nouveaux outils technologiques. Il s’agit de conduire le changement à travers les formations et les suivis. Dans cette optique, les équipes sont préalablement mobilisées puis accompagnées dans le cadre de la mise en place de nouvelles méthodes de travail. Les mesures s’appliquent également aux fournisseurs.

Grâce à la digitalisation de la gestion des achats, les collaborateurs peuvent se consacrer davantage à d’autres activités. Ce sera l’occasion d’optimiser la veille technologique, de proposer des améliorations sur le modèle de l’entreprise ou de fluidifier l’écosystème des fournisseurs.

Assurez l’intégration et la compatibilité avec vos systèmes de gestion des achats existants

Le changement ne peut pas être mis en œuvre par un seul individu. C’est le résultat d’une collaboration entre divers talents au sein d’une même entreprise. À ce stade, l’enjeu consiste à intégrer les nouvelles technologies au processus d’achats existant. La plupart des tâches sont automatisées.

Ainsi, la procédure d’achat s’effectue par le biais d’un formulaire de commande en ligne ou via le catalogue du fournisseur. L’opération est validée via divers supports informatiques. Un accusé de réception virtuel sera envoyé depuis le portail du fournisseur. S’ensuivent la réception et le contrôle des marchandises. Le processus d’achat s’achève par l’archivage du bon de commande.

Ce dernier doit rester accessible, analysable et facile à tracer. La transparence et la centralisation des données figurent parmi les bonnes pratiques qui résultent de la digitalisation du processus d’achat. La digitalisation de la fonction achat engendre de nombreux avantages comme celui de pouvoir se connecter avec des fournisseurs internationaux.

Les outils numériques et les applications prennent en charge plusieurs langues, devises… Au final, l’amélioration de la stratégie d’achat vise à réduire les risques d’erreurs.