Dématérialisation des factures : dites adieu à la paperasse

Depuis le 1er janvier 2020, les entreprises sont obligées d’envoyer des factures électroniques lors de leurs transactions avec le secteur public ou le gouvernement. La loi de finances a étendu cette obligation aux sociétés privées à partir de 2024. De fait, la dématérialisation des factures sera bientôt présente dans tous les secteurs d’activités. Comment fonctionne ce processus ? Quels sont les avantages de la dématérialisation des factures et comment la mettre en place dans votre entreprise ? Découvrez-en plus sur ce sujet.

Comment la dématérialisation des factures fonctionne-t-elle ?

La dématérialisation des factures est un processus consistant à remplacer les factures papier par des documents numériques. Plutôt que de délivrer des factures sous format papier à ses clients, l’entreprise les leur transmet sous le format électronique. Les documents numériques sur lesquels s’appuie ce processus peuvent avoir diverses origines. Dans certains cas, les informations à traiter et à mentionner sur les factures existent déjà sous la forme de fichiers classiques, comme les documents PDF ou des fichiers structurés. Dans d’autres cas, les données existent déjà sous un format électronique.

Si les données ne sont disponibles sous aucune forme présentée ci-dessus, il est nécessaire de numériser au préalable les documents papier. Pour ce faire, il faut capturer le contenu de documents papier avec des outils de scan, de lecture automatique de document et de reconnaissance de caractère. Comme on peut le voir avec Deltic, l’usage d’un outil de dématérialisation des factures permet de faciliter le traitement, l’enregistrement et le classement des factures et des documents à partir d’un ordinateur ou d’un périphérique connecté au réseau internet.

Les avantages de la dématérialisation des factures

Passer aux factures électroniques permet tout d’abord de réduire les coûts. En optant pour ce processus, vous n’aurez plus besoin de supporter les coûts de traitement tels que les frais d’impression, d’archivage et d’envoi postal. Selon les estimations, le passage de la facture papier à la facture numérique permet d’économiser 10,90 euros, ce qui représente un gain financier conséquent sur le long terme.

La dématérialisation des factures permet ensuite de limiter considérablement les erreurs humaines. Environ 7,5% des factures papier se perdent en effet chaque année dans les entreprises. Rechercher ou reproduire une facture égarée coûte également de l’argent à la société. Avec la digitalisation de ce processus, le risque d’erreur est quasiment réduit à zéro. Les opérations réalisées bénéficient d’une traçabilité optimale. En quelques clics, il est ainsi possible de retrouver des factures émises depuis des mois en cas de déclaration ou de contrôle fiscal à la fin d’un exercice.

Ce processus améliore par ailleurs la productivité du personnel comptable. Le service de comptabilité n’a plus besoin de consacrer une partie de son temps de travail à la saisie manuelle ou à la recherche des factures. Le passage à la digitalisation de ces documents permet de réduire le temps de traitement des factures de 75 % en moyenne. Outre l’automatisation de la saisie et du contrôle des factures, les procédures d’approbation deviennent plus fluides et le suivi des factures est plus efficace. Mieux encore, les litiges entre l’entreprise et les clients ou les fournisseurs sont traités plus rapidement.

Enfin, les factures électroniques améliorent votre relation avec vos clients. Avec ce format de fichiers, les relations entre vos clients et votre société seront plus fluides, car la communication sera plus claire et précise. De plus, le passage à la dématérialisation des factures permet de réduire la consommation annuelle de papier et de réduire l’impact écologique. Il s’inscrit également dans la mise en œuvre d’une démarche RSE au sein de votre entreprise.

Comment mettre en place la dématérialisation dans votre entreprise ?

Pour mettre en place un processus de dématérialisation dans votre structure, vous devez tout d’abord effectuer une bonne préparation. Assurez-vous donc que les données de vos factures sont conformes aux normes définies par le destinataire. La mise en place d’un protocole d’échange avec vos différents partenaires est par ailleurs nécessaire pour vous assurer que les factures échangées répondent aux systèmes de facturation de chaque partie.

Enfin, vous devez utiliser un logiciel de dématérialisation afin d’accéder à vos factures à un seul endroit. Toutes les informations utiles seront ainsi stockées et sécurisées sous la forme numérique pour être consultées à n’importe quel moment. L’usage d’un outil de dématérialisation vous permet de posséder un système performant qui facilitera la mise en œuvre de la digitalisation des factures. Cet outil vous permet de numériser vos anciens documents comptables, d’exporter vos écritures comptables et d’archiver les anciennes factures.