Comment améliorer la gestion de courrier en entreprise?
Souvent négligée parmi les nombreuses tâches au sein de l’entreprise, la gestion de courrier est pourtant une pièce importante. En effet si cela est bien effectuer, elle peut assurer la bonne organisation de la société en interne comme en externe. C’est par exemple un moyen d’optimiser la facturation et l’encaissement, la relation client et les validations juridiques. C’est pour cela que plusieurs entreprises décident de traiter les courriers via une machine à affranchir.
Une machine à affranchir est un matériel qui permet d’imprimer des marques postales ayant valeur d’affranchissement. L’empreinte imprimée par la machine comporte les montants de l’affranchissement et la date de l’impression. Les entreprises les utilisent car ils offrent plusieurs avantages.
Les avantages à louer une machine à affranchir
Quand une entreprise décide d’opter pour une machine à affranchir NEOPOST ou de toute autre marque professionnelle, elle y gagne plusieurs avantages.
La première qui est indéniable est le gain de temps. En louant une machine à affranchir, l’entreprise peut effectuer l’affranchissement sur place et n’a plus besoin de se rendre à la poste. On économise donc du temps sur le déplacement, la queue et les files d’attentes devant les guichets. La société n’a également plus à faire le calcul du montant à affranchir ou faire face à un problème d’une rupture de stock de timbres. La machine permet d’envoyer directement les factures à la personne responsable avec les indications de tarifs et de volume.
Le second avantage est l’économie d’argent qui peut monter jusqu’à 12% sur les frais annuels. En effet grâce à la balance, on peut retrouver le tarif adéquat et au juste prix pour chaque enveloppe. De plus, la société peut bénéficier d’une remise de la part de la poste si la consommation mensuelle atteint le montant de 180€. La machine à affranchir permet aussi à la société de contrôler facilement le budget pour son courrier et faire un suivi des dépenses.
Enfin, l’un des bénéfices est que cela permet de donner une meilleure image à la société. En effet, ces machines permettent de mettre les coordonnées de l’entreprise ou son logo ou même un message particulier sur l’enveloppe. De plus la qualité de certains outils permet de garantir une impression nette pour assurer un moyen de communication et de publicité de qualité auprès de la clientèle.
Où acheter les accessoires ?
En tant que matériel d’impression, il arrive que l’encre de la machine à affranchir nécessite un remplacement. Ces accessoires ne sont pas compris dans la location, et doivent faire l’objet d’un approvisionnement spécifique. Il est nécessaire de savoir que pour être homologuée par la poste, les cartouches d’encre doivent respecter une certaines exigences comme le fait d’être indélébile et permettant une lisibilité parfaite.
On peut acheter une Neopost cartouche ou une cartouche d’encre pour d’autres marques professionnelles directement dans leurs magasins car ces marques proposent leurs propres recharges d’encre. On peut également retrouver de nombreux producteurs et revendeurs. On n’a donc pas à passer par les fabricants pour s’approvisionner. Il faut tout de même s’assurer de la qualité de l’encre pour éviter d’endommager la machine. Il est par exemple plus avisé de commander auprès d’une société spécialisée.