Quelques conseils pratiques pour optimiser le remboursement des frais professionnels

Dans la plupart des entreprises, les salariés prennent en charge les dépenses liées à leur profession. Ils doivent remettre leurs notes de frais au service financier à la fin du mois.

Les employés ne pourront se faire rembourser que lorsque les pièces fournies ont été validées. Ce processus présente de nombreux inconvénients. C’est pour cette raison que de plus en plus d’enseignes ont décidé d’utiliser des cartes de paiement.

Les défis à relever en matière de gestion des notes de frais

Le remboursement frais professionnels est un vrai casse-tête pour les employeurs. Ces derniers doivent élaborer un processus qui ne laisse aucune place aux fraudes et aux erreurs. C’est pour cette raison que les employés doivent supporter ces charges.

Pour se faire rembourser, le salarié devra ensuite fournir des pièces justificatives au service financier. Les responsables examineront avec attention les notes de frais avant de valider un remboursement.

Néanmoins, cette tâche est particulièrement chronophage. Il faut s’assurer de l’authenticité de la facture et il est également nécessaire de vérifier si le paiement a vraiment eu lieu. Enfin, les comptables devront encore enregistrer chaque décaissement dans le livre des comptes.

Malgré toutes les opérations à accomplir, il est important d’accélérer ce processus. Des remboursements tardifs risquent de mécontenter le personnel. Cela peut même pousser à quitter l’entreprise dans certains cas.

Afin de résoudre ce problème, quelques enseignes se sont tournées vers la digitalisation des notes de frais.

La digitalisation des notes de frais : de nombreux avantages à la clé

Pour une meilleure gestion des frais professionnels, quelques enseignes ont décidé de digitaliser les notes de frais. Cette solution donne les moyens d’accélérer les vérifications. Les responsables n’auront plus à chercher une facture dans une pile de dossiers. Il suffira de consulter quelques scans.

Pour mener à bien cette digitalisation, il faudra absolument se procurer des cartes de paiement. Ces dernières permettront aux collaborateurs de s’acquitter de certaines dépenses au nom de l’entreprise.

Après chaque transaction, la personne concernée aura simplement à prendre une photo de la facture reçue avec son Smartphone. Grâce à une application spécifique, ces fichiers seront instantanément au service financier. Chaque opération sera tout de suite comptabilisée, ce qui évite de procéder à une vérification manuelle. Grâce à ce processus, le responsable pourra optimiser la gestion de la trésorerie.

Afin d’en connaître davantage sur cette solution moderne, il suffit de s’adresser à une société spécialisée. Les spécialistes pourront mettre au point un système répondant aux besoins de n’importe quelle entreprise.