Gestion d'entreprise

L’importance du livre de paie et du journal de paie pour une entreprise

Par Manon , le 12 avril 2021 — 5 minutes de lecture
Livre de paie

Pour garantir le bon fonctionnement de son entreprise et la satisfaction de son personnel, il convient d’assurer une bonne gestion de la paie. Cette mission revient généralement à l’expert-comptable de l’entreprise et à la direction des ressources humaines. Il est donc primordial de veiller à l’établissement des documents de comptabilité comme le livre de paie et le journal de paie. Ces deux éléments occupent une place incontournable dans toutes les entreprises. En quoi sont-ils si importants ? Nous vous l’expliquons !

Le livre de paie : de quoi s’agit-il ?

Le livre de paie est un document comptable en rapport avec le salaire et les cotisations patronales en entreprise. Il consigne les données contenues dans les bulletins de paie de chaque salarié. Il est possible de le sauvegarder sur un support numérique grâce à un logiciel ou sur un support physique, coté et paraphé. Le livre de paie peut avoir deux fonctions.

Ainsi, ce registre est dit récapitulatif lorsqu’il ne notifie que les informations les plus essentielles de du bulletin de paie dans salariés. En revanche, lorsqu’il tient compte de toutes les informations contenues dans les bulletins de paie des salariés, il s’agit d’un livre de paie détaillé. Chaque employé à droit à un bulletin de paie de la part de son employeur.

Le bulletin de salaire ou fiche de paie est un document comptable qui représente le lien qui lie les employés à votre entreprise. Il doit comporter toutes les mentions qu’impose le Code du travail. Cette fiche permet d’attester du travail d’un membre de votre équipe au sein de l’entreprise. Elle représente donc un gage de sécurité pour les salariés. Depuis la déclaration de la loi du 2 juillet 1998, les entreprises ne sont plus obligées de disposer d’un livre de paie pour le personnel.

En contrepartie, il faudra faire usage d’un double des bulletins de salaire du personnel. Cette alternative permet de réduire de façon considérable les dépenses dans les entreprises. Elle garantit également plus de sécurité à vos différents salariés. Si le bulletin de paie est si important pour un salarié, c’est bien parce qu’il comporte des informations précises sur sa personne. Il s’agit notamment du montant de la rémunération et de la méthode adoptée pour son calcul.

Grâce à la fiche de paie, les salariés ont la possibilité d’avoir accès à des informations sur leur salaire, leur rémunération brute ainsi que les prélèvements sociaux qui leur sont imposés. Notez que le salaire brut d’un salarié revient à la rémunération brute sans les cotisations salariales (Urssaf) et les cotisations de prévoyance (retraite). Les entreprises n’ont donc plus à s’inquiéter pour ce qui est du livre de paie.

Le journal de paie des salaires : ce qu’il faut savoir

Le journal de paie est bien différent du livre de paie. À l’image du journal des ventes ou des achats, le journal de paie représente un registre comptable. Il permet d’enregistrer dans un ordre bien déterminé de nombreuses informations relatives aux flux économiques et financiers. Les cotisations patronales effectuées pendant une année constituent à titre illustratif une des données contenues dans le journal de paie.

Ce dernier concerne toutes les actions économiques ayant pour but la rémunération des salariés. Pour faciliter les références en cas de désagrément et garantir la sécurité du personnel, le journal de paie comporte certaines mentions qui s’avèrent obligatoires. Le journal de paie des salaires doit alors contenir :

  • la date des opérations comptables ;
  • le libellé ainsi que le numéro de compte de l’employé (utile pour une écriture comptable) ;
  • le numéro de la pièce comptable ;
  • le libellé et le montant des écritures.

Il est possible pour les entreprises de se passer du journal de paie des salaires. Il faut toutefois prendre la peine d’enregistrer les écritures comptables relatives à la rémunération dans la fiche des diverses opérations. Toutes les informations contenues dans le journal de paie favorisent l’optimisation de la comptabilisation en entreprise. Ce qui permet d’avoir une idée précise sur les comptes. Il devient alors plus facile à l’expert-comptable de comptabiliser les salaires.

Quelle est l’utilité du livre de paie et du journal de paie en entreprise ?

Le journal de paie et le livre de paie représentent des documents comptables très pratiques pour améliorer la gestion de la comptabilité dans votre entreprise. En maintenant à jour les informations contenues dans ces deux éléments, cela se révèle très bénéfique pour l’entreprise, mais aussi pour le personnel. Ces registres permettent également de garantir un paiement optimal des salariés.

Outre cet aspect, ces documents rendent les audits comptables et financiers plus simples. Grâce au livre de paie et au journal de paie, vous pouvez observer de façon limpide le processus de travail de votre personnel. Plus la gestion de la paie est optimale, mieux vous renforcez le contrat qui vous lie à vos salariés. En faisant office de bulletin de paie, le journal de paie et le livre de paie sont très importants dans la création et la gestion d’une entreprise.

Manon

Responsable marketing digital, Manon aide les clients de son agence à gagner en visibilité sur le web et à booster leurs revenus, en attirant et en transformant un maximum de clients potentiels. Hormis la conception de stratégies marketing, elle effectue des veilles stratégiques, réalise des suivis d’opérations marketing, conçoit de nouveaux services et anime les équipes des entreprises clientes.