Tout connaître sur les mentions obligatoires d’une facture

Une facture est à la fois une pièce justificative résultant d’une opération commerciale (vente de produit ou prestation de services), mais également un document comptable indispensable à la bonne gestion d’une entreprise.

Que le produit vendu ou la prestation de service rendue provienne d’une entreprise individuelle ou d’une société, le professionnel se doit d’établir une facture conforme à la législation. Certaines mentions obligatoires définies par des textes de loi doivent être indiquées dans une facture à l’intention du client. Dans le cas échéant, les risques encourus par professionnel sont assez conséquents et de nature administrative.

Quelles sont les sanctions pour le non-respect de ces mentions obligatoires ?

Les pénalités relatives aux infractions des règles de facturation sont délivrées par la direction générale de la Concurrence, de la Consommation et de la répression des Fraudes ou DGCCRF. Une entreprise est exposée à une amende de 15 euros pour chaque mention inexacte ou absente avec un seuil égale au quart (1/4) du montant total de la facture.

À partir du 1er octobre 2019, une modification a été apporté sur le montant des sanctions émises, dont une amende de 75 000 euros pour les personnes physiques et 375 000 euros pour les personnes morales. S’il y a récidive dans les 2 ans suivant la première sanction, le professionnel devra payer le double de l’amende ultérieure.

Quelles sont les mentions obligatoires dans une facture ?

Les indications obligatoires précisées par l’article L441-9 du code de commerce et qui doivent figurer dans une facture établie un professionnel sont notamment :

• L’identité et l’adresse des parties
• La numérotation de la facture
• La date de la vente ou de la prestation de service
• La date de délivrance de la facture
• Le numéro de TVA intracommunautaire ou numéro d’identification individuel du professionnel redevable à la TVA. À l’exception des factures à montant hors taxe inférieur ou égal à 150 euros.
• La désignation du produit ou de la prestation
• Le décompte détaillé de chaque prestation rendue et produite fournie
• Le prix catalogue ou prix unitaire hors taxe
• Les majorations de prix (emballage, frais de transport, etc.)
• Le ou les taux de la TVA applicables si le taux diffère pour chaque produit ou service vendu
• La somme totale du montant de la TVA
• Les réductions de prix (ristourne, rabais ou remise)
• La somme totale à payer en Hors Taxe et Tous Taxes Comprises
• Les modalités de paiement
• Les conditions d’escompte pour les paiements anticipés
• Le pourcentage des pénalités imputables concernant les retards de paiement

À la date du 1^er octobre 2019, deux (02) nouvelles mentions ont été ajoutées à la liste

• L’adresse de facturation dans le cas où elle soit différente de l’adresse du siège
• Le numéro de bon de commande. Si ce dernier a été préalablement établi par l’acquéreur.

Les règles et obligations de la numérotation des factures

Chaque facture émise par les professionnels doit obligatoirement indiquer un numéro de facturation. Son attribution répond à des règles strictes, bien définies par le Code général des Impôts (CGI) et le Code de Commerce (CDC).

L’objectif de la numérotation des factures est de faciliter les contrôles fiscaux et d’identifier rapidement les tentatives de fraudes.

La règle de numérotation principale est celle-ci : chaque facture doit comporter un numéro unique, basé sur une suite chronologique, continue et sans rupture.

• Unique : toute émission de factures avec des numéros identiques est proscrite. Chaque facture doit être dotée d’un numéro unique.
• Séquence ou suite chronologique : les numéros de factures doivent se succéder dans un ordre cohérent et logique (F001, F002, F003…)
• Continue et sans rupture : le système de numérotation ne doit jamais comporter un trou et permettre d’introduire une facture supplémentaire. Le professionnel ne peut établir une facture F003 sans avoir établi au préalable la facture F002 et F001.

Un certain nombre de règles existe également, tel qu’utiliser des préfixes (année + numéro de facture ou année + mois + numéro de facture). Et dans le cas où la facture comporte plusieurs pages, le numéro de page doit être indiqué sur chaque feuille de la facture en notant par 1/N (N qui correspond au nombre total de pages).

Les mentions obligatoires liées à l’identité des deux parties

Afin de déterminer son identification, le professionnel doit intégrer plusieurs informations le concernant dans ses factures. La facture doit comporter :

• L’identité de l’entrepreneur s’il s’agit d’une entreprise individuelle : son nom patronymique et son prénom ou le nom commercial de son entreprise
• La dénomination ou raison sociale, suivi du montant du capital et de la forme juridique lorsque c’est une société (SASU, EURL, SARL, SA, SNC, SAS…)
• Le numéro d’immatriculation au RCS et la ville du Greffe (pour les commerçants), le numéro de SIRET ou SIREN (identification de l’entreprise), le code NAF. Le numéro au répertoire des métiers et département d’immatriculations pour les artisans.
• L’adresse du siège ou l’adresse de facturation

Quant au client (particulier ou entreprise), les informations qui doivent figurer dans une facture sont : son nom ou sa dénomination sociale. La facture doit également mentionner l’adresse de son domicile ou de son siège social.

Dans le cas des professionnels qui exercent une activité artisanale et qui requiert obligatoirement à la souscription d’un contrat d’assurance, ils doivent émettre des factures comprenant :

• Le type d’assurance souscrite (selon l’activité)
• Les renseignements concernant l’assureur
• La zone géographique recouverte par l’assurance ou la couverture de la garantie

Les mentions obligatoires relatives à la prestation ou la vente réalisée

Les détails précis de chaque prestation ou produit facturés doivent figurer dans les factures :

• Concernant la vente de produit : la nature, les caractéristiques, le prix unitaire hors taxe, la quantité (en unité de produit, en volume, en poids), la référence, taux de la TVA applicable.
• Concernant la prestation rendue : la nature, les caractéristiques, le prix unitaire hors taxe, la quantité (en taux horaire), la référence, taux de la TVA applicable.

Les mentions obligatoires relatives aux taux de la TVA

En règle générale, toutes les factures de l’entreprise d’un montant égal ou excédant les 150 euros doivent comporter son numéro individuel d’identification à la TVA. Et ce numéro n’est exigé de la part du client que s’il est obligé d’auto liquider la taxe.

Chaque facture d’une entreprise redevable à la TVA doit indiquer le taux de la TVA auquel elle est assujettie. Si le taux est différent pour chaque opération réalisée, le taux de la TVA applicable doit obligatoirement être mentionné sur différente ligne d’opération dans la facture.

Des mentions particulières relatives à la TVA sont également régies selon certaines situations et doivent être désignées sur les factures :

• Les mentions « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » pour les entreprises sous le régime de la franchise en base.
• Les mentions « article 44 de la directive 2008/8 » ou « TVA due par le preneur, article 283-2 du CGI » pour les professionnels qui facturent des prestations de services à un client redevable à la TVA installé dans un des pays l’Union Européen.
• Les mentions « Exonération de TVA, art. 262 ter, I du CGI » concernant les livraisons intracommunautaires dispensées de TVA.

Les mentions obligatoires sur les conditions de paiement

Préalablement pour tout échange commercial, le professionnel est tenu d’informer les modalités de paiement et préciser les pénalités appliquées en cas de retard de paiement de ses clients dans les conditions générales de vente ou CGV.

Les professionnels sont donc tenus de mentionner sur chaque facture émise ses modalités de paiement. Et le client concerné se doit de les respecter dont :

• La date limite du paiement de la facture
• Les moyens de paiement privilégiés
• Les mentions concernant les escomptes pour les paiements anticipés ou non dans le cas échéant

L’article L441-6 du CDC encadre les délais de paiement des opérations commerciales en B2B. Les délais maximums sont en principe :

• Le paiement de la facture à 60 jours calendaire
• Le règlement de la facture à 45 jours fins de mois (ajouté 45 jours à la date de facturation et la reportée à la fin du mois concerné)

De même, le professionnel peut exiger des pénalités et des indemnités à ses clients en cas de retard de paiement.