Gestion d'entreprise

Le siège social d’une entreprise : qu’est-ce que c’est ?

Par Manon , le 24 juin 2021 - 8 minutes de lecture

Un siège social situe l’emplacement de l’entreprise dans l’espace. Généralement afin d’exercer son activité, une entreprise est tenue d’avoir un siège social. Un lieu dans lequel les associés ou les actionnaires se réunissent pour les décisions importantes relatives à l’entreprise lors des assemblées générales. Son intérêt est à la fois pratique et juridique.

La définition d’un siège social

Le siège social d’une entreprise désigne son domicile légal. Le siège d’une entreprise peut également être appelé son adresse administrative. Cette adresse doit obligatoirement figurer dans les documents légaux comme les statuts, le KBIS et les autres documents assimilés (courrier, facture, fiche de paie, etc.). Elle détermine aussi les lois du territoire auxquelles sera soumise l’entreprise (droit du travail et fiscalité), ainsi que le tribunal compétent pour intervenir en cas de litiges.

Attention ! L’adresse sociale n’est pas à confondre à l’adresse d’exploitation, ce sont deux notions tout à fait différentes. Le siège social d’une société intervient purement sur le plan juridique tandis que le siège d’exploitation est l’emplacement où l’entreprise va exploiter son activité. Une entreprise n’a droit qu’à un unique siège social, mais peut disposer de plusieurs lieux d’exploitations.

Les obligations et démarches légales

La déclaration du domicile légal ou juridique auprès du Registre du commerce et des sociétés (RCS) est obligatoire à l’occasion de l’immatriculation de l’entreprise à sa création ou dans le cas d’un changement d’adresse ultérieur. Lors du dépôt de dossier pour l’immatriculation de sa société, l’entrepreneur doit se prémunir d’un justificatif d’occupation des locaux en plus des documents de statuts. Cette démarche a pour finalité d’éviter tout refus de la part du Greffe.

Le choix du siège social

Plusieurs possibilités existent pour une entreprise de trouver un siège social idéal. Évidemment, elles peuvent varier en fonction des besoins et de la situation de l’entreprise.

L’entreprise peut obtenir son logement social dans la mesure où c’est elle qui est la propriétaire du bien établi à l’adresse citée dans les documents de statuts. De ce fait, le siège social passe dans l’actif de l’entreprise.

Le dirigeant peut aussi faire le choix de louer un établissement commercial en contractant un bail professionnel ou un bail commercial, etc. Cette solution est avantageuse et très pratique pour les entreprises qui exercent leur activité dans des locaux commerciaux et qui nécessitent une interaction directe avec le client. Toutefois, elle présente des inconvénients à ne pas négliger tels que les coûts élevés des baux ou l’absence d’indemnité d’éviction si l’entreprise est contrainte de quitter les lieux. Ce qui peut être un investissement couteux pour une société à faible trésorerie ou pour une entreprise en début d’activité.

Une autre option est la domiciliation du siège social. En effet, la société peut soit être domiciliée au domicile du gérant ou président de l’entreprise, soit domiciliée par une entreprise de domiciliation. Aucune loi n’interdit au représentant légal de domicilier la société à sa résidence du moment où ce n’est le lieu d’exercice de l’activité. Le siège de la société peut aussi être dans le domicile d’un des associés si les règles de copropriétés du dirigeant ne le permettent pas.

Même dans une hypothèse où son bail locatif ne lui permet pas d’exercer une activité chez lui, pour le cas d’une SARL par exemple, il dispose d’une durée maximum de 5 ans pour l’y domicilier. Le représentant légal est toutefois tenu d’informer le bailleur par recommandé de sa décision.

Si l’entrepreneur choisit d’être domiciliée par entité spécialisée dans la domiciliation collective, le domiciliataire doit disposer d’une immatriculation au RCS et d’un agrément préfectoral. Il s’engage à fournir à l’entreprise domiciliée un domicile juridique conforme, un contrat de bail des locaux, des équipements et des services à sa disposition.

La pépinière d’entreprises est aussi une alternative à considérer. La société ou l’entreprise pourra bénéficier de plusieurs avantages et des infrastructures professionnels.

Le transfert de siège social

Toute démarche de transfert de siège social devra faire l’objet d’une déclaration auprès du centre de formalité des entreprises (CFE).

Au cours de son activité, il arrive qu’une société procède à un changement de siège social. Les raisons peuvent être diverses telles que la recherche d’un espace plus grand, faire des économies en privilégiant des départements à cotisations foncières moins élevées ou autres.

La décision d’un changement de siège social est prise à l’unanimité par les associés ou les actionnaires lors d’une assemblée générale extraordinaire convoquée par le gérant. La manière de transférer un siège social diffère en fonction du statut juridique de la société, mais implique toujours un changement statutaire. Dans les SARL, SA et les sociétés civiles, cela relève de la décision prise lors des assemblées générales, sous réserve que la décision définitive vienne du représentant légal ou du conseil de surveillance ou d’administration. Quant à la SAS, seules les modalités définies dans les statuts définissent les organes compétents.

La décision émise lors du procès-verbal de l’assemblée générale devra faire l’objet d’une publication dans un journal d’annonces légales en y mentionnant l’ancienne adresse du siège social et la nouvelle. Le transfert d’une adresse social diffère en fonction du département. Lorsque le transfert se fait dans un même département, un seul avis doit être fait dans le journal d’annonces légales du dit département du siège social. Dans le cas échéant, 2 avis doivent être communiqué (dans l’ancien département du siège et dans le département de transfert).

La modification du siège social

Si après plusieurs mois ou plusieurs années au sein de votre entreprise, vous avez décidé en tant que gérant de changer le siège social, alors vous devriez lire les quelques lignes qui suivent. En effet, comme vous pouvez vous en douter, cette opération n’est pas à prendre à la légère et doit se faire de façon minutieuse et précise. Ce n’est d’ailleurs pas un hasard si certains sites web comme kandbaz.com proposent aujourd’hui des informations très détaillées sur le sujet.

Dans le cas où vous avez besoin de modifier votre siège social, la procédure est différente si vous êtes le seul et unique gérant, ou si vous avez des associés également avec qui vous travaillez. Comme précisé sur le site e-domiciliation.fr, dans le cas où vous avez plusieurs associés avec vous dans le cadre de votre entreprise, alors vous devrez obtenir l’accord de l’ensemble des associés pour modifier l’adresse du siège social. Au moindre désaccord, un projet de changement de domiciliation peut donc tomber à l’eau.

Pour mettre toutes les chances de votre côté, nous vous recommandons donc d’évoquer ce sujet épineux avec chaque collaborateur de la façon la plus honnête et franche possible : vous éviterez ainsi toutes les mauvaises surprises… En revanche, il faut noter que si vous avez une SARL (c’est à dire une société à responsabilité limitée), alors la procédure est légèrement différente. En effet, vous devrez alors obtenir la ratification des associés qui détiennent au moins la moitié des parts de votre entreprise. Autrement dit, c’est une action qui ne se prend pas à la légère…

En effet, il n’est pas rare de voir certains gérants organiser des AGE dans ces cas précis (des assemblées générales extraordinaires) pour modifier le siège social de l’entreprise en question : il ne vous reste désormais plus qu’à vous lancer dans vos démarches.

Manon

Responsable marketing digital, Manon aide les clients de son agence à gagner en visibilité sur le web et à booster leurs revenus, en attirant et en transformant un maximum de clients potentiels. Hormis la conception de stratégies marketing, elle effectue des veilles stratégiques, réalise des suivis d’opérations marketing, conçoit de nouveaux services et anime les équipes des entreprises clientes.