Stockage et archivage des archives physiques, ce que tout chef d’entreprise doit savoir

Il est nécessaire et impératif que tout chef d’entreprise s’assure que le stockage et l’archivage de ses archives physiques se fassent convenablement. En plus d’être une contrainte légale, l’archivage est une nécessité dont les enjeux économiques sont importants. Toutefois, une chose est de penser à archiver ses documents papier et une autre est de le faire dans les règles de l’art.

L’archivage des éléments physiques de l’entreprise passe absolument par un classement correct de ces éléments avant de les stocker là où il faut. Il s’agit d’une démarche à ne pas prendre à la légère ! Si vous êtes un chef d’entreprise soucieux de la réussir, les lignes suivantes résument tout ce que vous devez savoir à ce propos.

Objectif de l’archivage des archives physiques

En tant que chef d’entreprise, vous devez connaitre l’objectif réel de l’archivage des archives physiques. Ainsi, vous comprendrez qu’aucun effort n’est à ménager pour effectuer parfaitement une telle opération.

L’archivage des archives physiques vise à organiser et à gérer tous les documents indispensables à la conduite pérenne de l’activité de l’entreprise. La finalité de cette démarche est de permettre à l’entreprise d’être en possession de ces documents archivés en cas de besoin. L’archivage doit donc être effectué de façon professionnelle afin qu’il ne soit pas compliqué de mettre la main sur un papier donné quand cela est nécessaire. Voici pourquoi il est recommandé de confier cette tâche à une structure spécialisée qui prend des dispositions pour faire ce genre de stockage et archivage de façon optimale.

Lorsqu’on archive les éléments papier d’une entreprise, on s’occupe aussi bien des archives courantes que des archives intermédiaires. Et on s’attèle à faire un classement clair des documents de manière à ce qu’ils soient traçables. L’opération impose ensuite la mise en place d’un système de conservation et de communication des éléments archivés.

Les différents types d’archives physiques à conserver

Si vous êtes un chef d’entreprise préoccupé par l’archivage correct de vos archives physiques, sachez qu’il existe différents types d’archives physiques.

On distingue les dossiers dits vivants qui concernent la paperasse à conserver dans vos bureaux afin d’être en possession d’informations nécessaires au bon fonctionnement de l’activité de votre entreprise.

Il y a aussi les dossiers clos, c’est-à-dire les documents qui ne sont plus des archives courantes, mais plutôt des archives intermédiaires. Vous devez les conserver dans un local de stockage durant leur durée légale de conservation. Ainsi, vous pourrez les consulter en cas de litige ou de contentieux. Notez également qu’il existe des documents à valeur historique. Ceux-ci sont des archives dites définitives. Leur conservation se fait donc définitivement. Ces documents constituent des matériaux de l’histoire de votre entreprise.

Le classement des archives physiques : une obligation

Ayez en tête qu’en tant que chef d’entreprise, vous avez l’obligation de faire un classement de vos archives physiques. La prescription de la loi à ce propos est de conserver vos archives durant leur durée légale de conservation et surtout de veiller à ce qu’elles soient maintenues en bon état. Mais face aux réelles difficultés que rencontre une entreprise pour faire cette conservation en interne, il est mieux qu’elle ait recours à un organisme qui en est spécialisé.

Le classement des archives physiques est également une nécessité vitale pour une entreprise, car, à un moment donné, elle aura besoin de retrouver un document nécessaire à la bonne conduite de son activité. Et si ses documents ne sont pas bien classés, il est clair qu’elle mettra du temps pour retrouver un papier important dont la présentation est exigée à l’instant, ce qui peut avoir des retombées négatives.

Comprenez que dans le cadre de l’archivage physique, le classement est une action différente du rangement. Classer, c’est mettre en place un plan logique de disposition et de hiérarchisation de ses documents. Des catégories peuvent être créées, ce qui permet d’identifier chaque document qui se retrouvera à l’endroit qui lui convient le mieux.

Conservation des archives en parfaite connaissance des durées légales de conservation

L’archivage des documents physiques de l’entreprise doit se faire en parfaite connaissance des durées légales de conservation des documents. En général, les documents commerciaux se conservent pendant une période allant de 2 ans à 5 ans. Pour les documents comptables, le délai de conservation est généralement de 10 ans à partir de la clôture de l’exercice. Quant aux documents fiscaux, il est recommandé de les conserver généralement pendant 6 ans.

Si vous êtes un chef d’entreprise, vous devez connaître ces durées légales de conservation et les respecter scrupuleusement.