Des astuces pour rédiger un mail de relance client efficace

Envoyer un mail de relance client s’impose dans différentes situations comme une proposition de partenariat ou une prospection commerciale, une rencontre avec un collaborateur, une facture impayée, une demande de devis, etc. Tout professionnel rédige un email de relance au moins une fois dans sa vie et cela, qu’il s’agit d’un auto-entrepreneur, d’un chef d’entreprise ou d’un demandeur d’emploi.

Dans le cas d’une entreprise, certains clients éprouvent souvent une certaine réticence face des mails de relance qui ne sont pas suffisamment « professionnels », proposant des informations à faible valeur ajoutée. Si vous prévoyez d’envoyer un email à un client pour l’encourager à acheter un produit ou pour le fidéliser, voici les différentes étapes à réaliser et les erreurs à éviter, pour garantir l’efficacité de l’opération.

L’importance de bien rédiger l’email de relance

Envoyer un mail de relance client devient la seule solution dans certaines situations :

• Votre client n’a pas encore réglé sa facture. Avant de suivre une procédure judiciaire, pensez à une reprise de contact.
• Lors d’une prospection commerciale, un collaborateur potentiel ne fait plus signe après quelques échanges. Retentez la chance avec une relance accrocheuse par mail.

L’élimination des barrières qui découragent les clients

Les emails de relance sont indispensables en marketing. Toutefois, pour optimiser leur efficacité, il est nécessaire de les rédiger de manière à supprimer les barrières rencontrées par les clients.

Si vos prospects ne donnent plus de réponse après une première sollicitation, c’est pour diverses raisons :

• Ils ne disposent pas encore de temps pour étudier votre proposition. Il est possible qu’ils oublient votre message ou qu’ils ne nécessitent pas vos services.
• Ils réfléchissent sur votre offre, la comparent avec celle de la concurrence, que ce soit un produit ou une prestation de service. Tout comme lorsque vous effectuez un achat en ligne, ils comparent les offres existantes et leur prix avant de décider.
• Ils attendent que l’entrepreneur les convainque. Avec les arnaques qui se multiplient sur internet, ils ne veulent pas fournir des informations à la hâte. Ils s’assurent que la prospection commerciale soit sérieuse.
• Ils n’ont pas le budget suffisant pour accéder à vos services ou produits.
• S’ils appartiennent à des entreprises, ils n’abordent pas encore le sujet aux dirigeants et aux responsables.

Les blocages qui empêchent l’interlocuteur à vous répondre diffèrent selon la situation. Dans tous les cas, envoyer une relance permet à cet individu de se rassurer.

Si vos destinataires ne vous donnent plus de nouvelles après une première discussion, sollicitez-les de façon personnalisée. L’objectif des mails de rappel, c’est que les prospects se convertissent en des clients, sans les harceler.

La connaissance des intentions des prospects

L’envoi des mails de relance sert à se fixer et à savoir le positionnement des partenaires vis-à-vis ses propositions. Deux cas se présentent :

• Le prospect s’intéresse aux offres. Il prend le temps de se renseigner ou de s’assurer à ce qu’il ne tombe pas dans l’escroquerie.
• Le client cible ne s’intéresse plus aux services. Face à cette situation, la sollicitation consiste à identifier les facteurs d’un tel désintéressement. Cela aide à améliorer les prochaines prospections et à optimiser ses suggestions.

Les règles de base d’une rédaction d’email de relance

En marketing, les techniques miracles n’existent pas pour garantir que les mails de relance fonctionnent sur tous les prospects. Quelques astuces permettent de se montrer sérieux et professionnel face à eux.

Les messages envoyés jouent sur l’approche, la pertinence et le ton employé.

• Il s’avère bénéfique de faire en sorte à ce que le prospect ait l’impression d’être le seul destinataire de la lettre,
• Le contenu du message doit susciter la curiosité. Un mail qui n’aborde pas un sujet qui capte l’attention du lecteur n’est d’aucune utilité,
• Écrire un long texte ne sert à rien. Un contenu rédigé d’un ton léger et avec des phrases courtes suffit,
• Les images, les tableaux, etc sont à éviter,
• La personnalisation montre que l’auto-entrepreneur ou la société ne contacte pas tout le monde sur le web. Afin d’y arriver, l’usage d’un logiciel de type « Lead Relationship Management Software » sur Google est avantageux,
• Ajouter de l’émotion et rendre la lettre plus conviviale touchent un client cible.

La ligne d’objet : la première partie du message

L’écriture de la ligne de rappel figure comme l’étape la plus importante pour envoyer un mail de relance. Les emails qui ne présentent pas un objet vont dans le spam.

C’est ce que les clients voient en premier dès qu’ils ouvrent leurs boites de réception. Il s’avère possible qu’ils réceptionnent des cinquantaines ou des vingtaines d’emails en une journée. Si l’objet ne les attire pas, ils ne prennent pas le temps d’ouvrir un message.

Dans le secteur d’activité de votre entreprise, trouvez un objet de mail de relance qui intéresse les prospects. Effectuez des recherches sur Google et formulez une ligne capable de capter leur attention.

Bien rédiger la formule de salutation

Cette étape joue un rôle essentiel dans la création d’un message de rappel pour paiement de facture ou pour collaboration. Il existe diverses possibilités. La plus classique est de débuter par « Bonjour, … ».

S’adresser à l’interlocuteur avec son propre nom figure comme une technique infaillible. Si vous le connaissez, optez pour un message d’accueil personnalisé tout en montrant du professionnalisme. Par exemple, rappelez un détail mentionné dans les anciens échanges ou envoyez des exemples de vos réalisations.

Tout petit détail qui rend le rappel « humain » semble bénéfique. Un entrepreneur soigne l’écriture de ses emails a plus de chance qu’un entrepreneur qui copie un modèle de mail déjà existant.

Le contenu du corps du message

Ligne d’objet attrayante, formule de salutation bien écrite …, la prochaine phase se repose sur la rédaction du corps de l’annonce. Cette partie met en avant le contenu. Sa réussite résulte du respect de deux règles :

Utiliser une bonne accroche

Pour relancer un prospect, il est déconseillé d’attaquer directement le sujet. L’idéal, c’est de commencer par une petite note positive de type « J’espère que cet email vous trouve en bonne santé ». Certains décident d’employer « J’espère que vous allez bien » dans leur emailing.

Ne rédigez pas le contenu avec précipitation. Prenez le temps de bien réfléchir sur ce que vous comptez annoncer, soyez précis. Intégrez petit à petit comment souhaitez-vous que le prospect se comporte ou ce que vous attendiez de lui en retour.

Par exemple, vous pouvez dire « Je vous contacte suite à notre discussion … » ou « Je vous contacte, car … ». Le but consiste à ce que le destinataire connaît immédiatement l’objectif de la reprise de contact.

Bien soigner la mise en page

Des professionnels n’aiment pas lire des messages encombrants. Utilisez des astuces de mise en page afin de rendre votre courriel plus agréable à lire (saut de ligne, variation de polices, etc). L’ajout des listes à puces simplifie la compréhension.

Aérer les propos facilite la lecture au destinataire et il prend conscience de votre dévouement dans l’écriture du contenu.

La simplicité du cœur du message

Rester simple permet à l’interlocuteur de cerner rapidement le sujet. Les prospects ne souhaitent pas lire des messages qui utilisent des termes techniques. Ils ne veulent pas perdre du temps si cela leur impose de grandes concentrations. Le mieux, c’est d’employer des vocabulaires simples, sans trop se pencher sur un langage familier.

Relisez le mail avant de le valider, essayez de vous mettre à la place du lecteur. Interrogez-vous sur votre réaction si quelqu’un vous envoie un mail similaire.

Ne pas négliger le « Call to Action »

L’appel à l’action ou « Call to Action » fait partie des éléments essentiels des emails. C’est une phrase, un bouton ou encore un lien qui incite l’acheteur à participer à l’offre.

Elle varie selon le type de relance. Pour relancer un prospect concernant une inscription sur un annuaire, le bouton reste l’idéal. Si c’est pour inviter le client à participer à un appel par téléphone ou une réunion, indiquez la date et l’heure. Sur ce point, une erreur fréquente que chaque entrepreneur doit éviter est de laisser le client choisir le moment de la conférence. Prévoir soi-même la date d’un entretien montre son professionnalisme et sa capacité à prendre les décisions.

La fermeture du courriel

La dernière étape est la fermeture du message de manière plus amicale. Elle doit refléter le ton de l’ensemble de la lettre.

Si vous avez opté pour un ton formel dans le corps de l’emailing, fermez la conversation avec une note formelle. Évitez les formules ampoulées, les salutations distinguées et les énonciations banales.

« Cordialement » semble trop fréquent, optez pour « bonne journée », ou « bien à vous » … Un client cible préfère une fermeture de relance qui ne s’utilise pas tout le temps.

Pour une proposition de partenariat, varier entre « dans l’attente de votre retour » et « dans l’attente de vous lire » est une bonne idée. Sur Google, les formules de politesse pour terminer un mail de relance sont nombreuses. Vous pouvez utiliser celle qui vous semble pertinente et convenable à votre emailing.

Trouver des exemples de mail de relance

Vous éprouvez encore des difficultés à rédiger votre mail de relance, malgré nos conseils ? Rassurez-vous, nous n’allons pas vous laisser sans solution. Grâce à internet, vous avez la possibilité de trouver des exemples de mail de relance. C’est notamment le cas si vous cliquez sur ce lien. Vous aurez le droit à des modèles pour relancer un client qui :

• n’a pas finalisé sa commande
• qui attend que vous reveniez vers lui après un premier contact
• pourrait donner son avis sur votre prestation
• …

Vous verrez qu’il existe des propositions quel que soit votre besoin.

Bien entendu, même si vous utilisez un mail type, nous vous conseillons d’utiliser en parallèle un correcteur orthographique et grammatical, avant de l’envoyer à vos clients ou même fournisseurs. En effet, vous allez forcément personnaliser votre message et des erreurs peuvent se glisser dans le texte. Un message bien écrit et sans faute joue toujours en votre faveur.

Il ne vous reste plus qu’à définir vos besoins afin d’obtenir une réponse. Si malheureusement, cela s’avérait infructueux, vous devez aussi savoir abandonner la partie. Il n’est jamais bon de spammer vos clients, car ils risquent de laisser un avis négatif sur votre entreprise.