Les étapes à effectuer pour télécharger gratuitement un extrait Kbis

Une entreprise commerciale ou une société ne peut exercer pleinement et légalement son activité sans obtenir au préalable un extrait K ou Kbis. Ce document atteste que l’entreprise ou la société existe au regard de la loi. Elles en ont besoin pour réaliser certaines démarches administratives. Que ce soit le Kbis de son entreprise ou celle d’une autre structure professionnelle, un entrepreneur devait commander l’extrait K sur le site infogreffe.fr pour pouvoir le télécharger. Le greffe du tribunal de commerce facturait la mise à disposition du document de l’ordre de quelques euros. En effet, l’extrait de Kbis était payant jusqu’il y a peu. Désormais, tout dirigeant d’entreprise peut obtenir l’extrait de Kbis de la société concernée gratuitement, mais il est toujours payant pour une tierce personne (physique ou morale). Voici comment faire pour télécharger le Kbis d’une entreprise.

Qu’est-ce qu’un extrait de Kbis ?

Le Kbis ou l’extrait K concerne uniquement les entreprises commerciales ou sociétés en France. Ce document atteste de l’existence juridique d’une entreprise. Le Kbis s’apparente entre autres à la carte d’identité de celle-ci. Ce document officiel est ainsi indispensable pour toute entreprise.

Il est possible d’obtenir le Kbis d’une entreprise gratuitement ou de manière payante, si la demande se fait auprès du tribunal du commerce. En effet, étant un document accessible à tout public, le dirigeant de l’entreprise peut le demander à tout moment, et ce, de manière gratuite, l’extrait K de celle-ci. Par ailleurs, si la demande est faite par une autre personne, elle fera l’objet du paiement d’une certaine somme pour obtenir le document.

Obtenir l’extrait Kbis de son entreprise en ligne : télécharger gratuitement le document

Le dirigeant de l’entreprise peut obtenir facilement son extrait de Kbis en téléchargeant gratuitement le document en ligne. Pour ce faire, ce dernier devra accéder à la plateforme en ligne monidenum.fr et accéder à son espace personnel via ses identifiants. Il disposera ainsi du Kbis de son entreprise en version numérique qu’il pourra par la suite télécharger si besoin est.

En effet, MonIdenum, un service digital rattaché au Conseil National des Greffiers des Tribunaux de Commerce permet depuis 2020 aux entreprises d’accéder gratuitement à leur extrait Kbis. Plus concrètement, MonIdenum désigne un service gratuit et sécurisé de l’administration. La plateforme permet ainsi aux dirigeants d’entreprise d’avoir accès à des services digitaux gratuits. Parce que MonIdenum centralise les informations du registre du commerce et des sociétés (RCS), les entreprises peuvent aisément y accéder. L’obtention gratuite d’un extrait K ou Kbis en fait partie.

Hormis MonIdenum, nombreuses sont les plateformes en ligne qui proposent des solutions gratuites pour la délivrance de l’extrait K. Cependant, le Kbis délivré par celles-ci n’a pas de valeur juridique.

La plateforme dépendant du Conseil National des Greffiers des Tribunaux de Commerce propose également un service d’envoi périodique et automatique de l’extrait K ou KBIS d’une société. Dans ce cas, le document est délivré au moyen de la poste.

Tout dirigeant ou chef d’entreprise souhaitant utiliser le service MonIdenum doit ouvrir un compte sur la plateforme et l’activer.

Pour cela, le dirigeant de l’entreprise devra :

• Renseigner son adresse mail puis la valider. Le service est sécurisé, car il propose une vérification à double authentification ;
• Indiquer son mot de passe alphanumérique et comprenant une majuscule et un caractère spécial ;
• Saisir son numéro de téléphone, ensuite le confirmer grâce à un code de confirmation ;
• Joindre un justificatif d’identité comme une carte d’identité, un passeport, un titre de séjour. Il faut également veiller à confirmer les informations renseignées ;
• Valider le rapprochement automatisé des entreprises.

L’entrepreneur peut récupérer à tout moment et gratuitement l’extrait Kbis de l’entreprise dès lors qu’il sera connecté au service en ligne et en fait la demande en se rendant dans la rubrique « Kbis & Performances ». Le téléchargement du fichier se fera facilement et automatiquement au moment où il lance l’opération.

Aussi, certains sites proposent un service de délivrance du Kbis, accessible aussi bien aux professionnels qu’aux particuliers, mais payant. Ils ont alors un tout autre fonctionnement. En effet, dans le cas où la demande du Kbis serait initiée par une tierce personne, cette dernière pourra obtenir le document, mais en contrepartie d’une somme d’argent. Par ailleurs, elle peut faire sa demande sur une plateforme en utilisant soit le sigle de l’entreprise, son nom ou sa dénomination sociale ou encore en indiquant le numéro Siren de l’entreprise concernée.

Obtenir l’extrait Kbis d’une autre entreprise en ligne : télécharger gratuitement le document sur internet

La plateforme du CNGTC, MondIdenum, permet de télécharger le Kbis d’une entreprise. Cependant, cette solution est uniquement réservée au dirigeant de la société. Alors, il faut nécessairement détenir cette qualité pour y avoir accès. Plus simplement, il est impossible pour une tierce personne de télécharger l’extrait K d’une autre entreprise depuis MondIdenum.

Heureusement, il existe sur internet beaucoup de plateformes qui proposent des prestations digitales pour entreprise, et délivrer un Kbis en fait partie. Nous pouvons citer la plateforme Pappers qui propose un Extrait Pappers. Contrairement à l’extrait Kbis, ce document ne présente aucune valeur juridique. Il intervient purement à titre informatif, car il contient les mêmes informations qu’un Kbis.

Tout comme MondIdenum, la plateforme réalise un rapprochement des informations disponibles auprès de l’administration et autres organismes officiels. Ce sont l’INSEE (Institut National des Statistiques et des Études Économiques), l’INPI (Institut National de la Propriété Industrielle), ou encore le BODACC (Bulletin Officiel des Annonces Civiles et Commerciales), etc.

Certains de ces types de sites proposent également aux entreprises ayant recours à leur service en ligne, des prestations plus avantageuses par rapport à celles disponibles sur infogreffe.fr par exemple. En effet, elles ont un accès libre et entièrement gratuit aux documents juridiques de toutes les entreprises recensées auprès de l’administration : documents liés aux statuts, procès-verbaux d’assemblées générales, comptes annuels, etc.

Pour le cas du site Pappers, ce dernier permet à une entreprise d’accéder à la liste des marques déposées ainsi que la liste de ses associés.

Demander son extrait de Kbis auprès du greffe du tribunal du commerce

Si le faire sur internet ne vous convient pas, il vous est par ailleurs possible d’obtenir votre Kbis en vous rendant directement au greffe du tribunal du commerce. Pour cela, il faut vous adresser à celui pouvant vous livrer les renseignements dont vous avez besoin ou au tribunal dont dépend votre entreprise. La demande du document se fait dans les mêmes conditions que si vous l’aviez fait sur internet. C’est le greffier qui vous transmet ensuite votre extrait K.

Pour connaître le tribunal compétent pour votre demande de Kbis, il vous suffit de vous rendre sur le site officiel du greffe, puis d’entrer le nom de la ville ou le code postal. Le site vous affiche directement une liste de suggestions pour que vous puissiez approcher l’administration compétente pour votre démarche.

Il est à noter que les demandes en Moselle et en Alsace sont directement prises par la chambre commerciale du tribunal.

Pour le cas de la Guadeloupe, la Guyane ou la Martinique, ces régions d’outre-mer présentent des modalités qui diffèrent légèrement. Le chef d’entreprise ou le dirigeant de l’entreprise ou la tierce personne doit effectuer sa demande de Kbis auprès de la chambre commerciale du tribunal de proximité la plus proche. À ce titre, ces derniers doivent transmettre différentes informations comme la dénomination sociale de la société, le sigle ou le nom l’entreprise recherchée ou bien le numéro Siren de celle-ci. L’extrait de Kbis est ensuite transmis au demandeur par le greffier après certification.

Refus de délivrance de l’extrait KBIS : les raisons et les recours possibles

Bien que ce document puisse être téléchargé gratuitement sur Internet ou directement auprès du greffe du tribunal de commerce, il n’en reste pas moins que, dans certaines situations, la délivrance de votre extrait kbis peut vous être refusée. Mais quelles sont les raisons inhérentes à une telle décision ? Quelles sont les solutions de recours possibles ? 

Pourquoi le greffe du tribunal de commerce peut-il refuser de délivrer un extrait kbis ? 

Dans certains cas, le greffe du tribunal de commerce peut refuser de vous délivrer votre extrait kbis. Cette décision peut être prise à la suite de différentes constations ou omissions. Par exemple, ce refus peut être justifié dans le cas où votre entreprise ne serait pas immatriculée au Registre des Commerces et des Sociétés (RCS), acte obligatoire pour toute structure, ou encore si vous n’avez pas délivré toutes les informations et les renseignements nécessaires lors de votre demande. Enfin, certains frais peuvent vous être demandés pour obtenir votre document (3,08 euros pour un format électronique par exemple). Si cette somme n’est pas réglée, votre demande peut être directement rejetée. 

Quelles sont les options de recours envisageables ?

Néanmoins, face au refus d’une telle demande, certaines options de recours peuvent être envisagées. Dans un premier temps, il convient d’étudier le motif de ce dernier. En effet, certaines situations peuvent être résolues rapidement comme, par exemple, si le refus est dû à une information erronée. Il vous suffira seulement de la corriger. Dans le cas où toute la procédure serait réalisée en bonne et due forme, vous pouvez prendre contact directement avec le greffe du tribunal de commerce pour mieux comprendre sa décision. Si cet échange n’aboutit pas à un consensus, vous pouvez faire appel à un avocat spécialisé en droit des entreprises. Dans les cas extrêmes, si aucune solution n’est trouvée, faire appel à un juge compétent se révèle être la voie de recours ultime.