Quels sont les avantages offerts par l’intranet dans une entreprise ?

La plupart des entreprises adoptent l’utilisation d’un réseau interne intranet comme moyen de communication entre les employés. Mais la communication n’est pas la seule utilité de ce type de réseau, car l’intranet permet également à une entreprise d’être plus productive et efficace dans son domaine d’activité. Le réseau interne intranet présente de nombreux avantages dont peuvent jouir les entreprises et même les employés.

Définition de l’intranet

Intranet est un réseau informatique local au sein d’une entreprise, d’une organisation, d’une institution ou d’autres mêmes entités. Il est constitué de plusieurs pages et d’applications qui permettent aux collaborateurs d’une entreprise de s’échanger entre eux et d’accéder à des informations et des documents sécurisés de l’entreprise.

Intranet a les mêmes usages, les mêmes langages (HTML, JavaScript, etc.) et nécessite un serveur web tout comme internet. Particulièrement utilisé par les collaborateurs et les employés d’une entreprise, intranet nécessite une identification pour accéder à la page d’accueil.

Par rapport au réseau externe internet, le réseau interne intranet a un niveau de sécurité très élevé dans le but de protéger les informations et les documents de l’entreprise.

Utilité de l’intranet

Intranet offre aux collaborateurs d’une entreprise plusieurs fonctionnalités pour qu’ils puissent consulter et accéder à toutes les informations et les documents de l’entreprise sur leur propre poste de travail.

Pour les employés et les collaborateurs d’une entreprise, intranet permet principalement :

• À partager les applications et les fonctionnalités à l’interne de l’entreprise
• D’établir un forum de discussion ou un chat qui sera utilisé entre les collaborateurs de l’entreprise, peu importe leur site de travail.
• De promouvoir les agendas et les plannings des collaborateurs
• D’accéder à toutes les informations internes de l’entreprise comme les comptes rendus des réunions, les tableaux de rémunérations, les demandes de congés, etc.
• De gérer les mails internes et les courriers électriques de l’entreprise
• D’échanger des documents, des données et des informations avec les autres collaborateurs
• De faire des recherches de données sur le réseau interne de l’entreprise
• De gérer et de manager, d’organiser et de suivre l’avancement des projets de l’entreprise
• Aux collaborateurs d’apporter leur part d’aide au développement et à la prise de décision.
• D’établir l’annuaire du personnel
• De faire une vidéoconférence entre les collaborateurs

Installation de l’intranet

Pour la société qui prenne en main l’installation de l’intranet, il est d’abord important de bien étudier les besoins et les attentes de l’entreprise. Ensuite vient l’évaluation des ressources à la disposition de l’entreprise, comprenant principalement les matériels informatiques, les logiciels, le réseau informatique, etc.

Une fois que les besoins et les ressources de l’entreprise sont pris en considération, il est maintenant possible de procéder à l’étude financière relative à l’installation du réseau intranet. Cette étude financière démontre les détails des charges liés à l’installation et même les avantages financiers.

Enfin, arrivé à l’installation du réseau, il est important qu’un informaticien fasse l’installation et mette en place le portail intranet si vous en disposez dans votre entreprise. Autrement, il faut faire appel à un professionnel en informatique ou à des agences spécialisées dans la mise en place du réseau intranet.

Les avantages de l’intranet

Si d’habitude, les gens ont tendance à utiliser et obtenir des avantages de l’internet, et bien l’intranet qu’on utilise à l’interne de l’entreprise a lui aussi beaucoup plus d’avantages que vous ne pensez.

Améliorer la productivité, l’efficacité et la motivation des collaborateurs

Pour être plus productifs et efficaces dans son domaine d’activité, les collaborateurs doivent savoir partager et se communiquer. Ces atouts sont l’un des avantages de l’intranet, car ces derniers peuvent partager entre eux des données et des informations surtout si les employés ne se trouvent pas tous sur le même site.

Concernant la communication, intranet met à la disposition des employés des informations sur les communiqués de presse, les postes vacants, les évènementiels, etc. qu’ils peuvent partager entre eux-mêmes au sein de l’entreprise.

Intranet permet également aux collaborateurs d’être plus efficaces et plus rapides concernant l’interaction sur les messages et les annonces envoyés sur le forum. Les employés sont dans ce cas en communication directe avec les employeurs, ce qui les met tout de suite en confiance et augmente leurs niveaux de productivité.

Faciliter la gestion des employés au niveau des ressources humaines

Certes, dans une entreprise, pour les équipes des ressources humaines il est plus facile de gérer le personnel via le réseau interne intranet.

Premièrement, le département des ressources humaines privilégie davantage les employés en interne lorsqu’il y a des embauches, des promotions ou même des recherches de talents. Ce système permet non seulement aux employés de s’accorder des opportunités, mais également à l’entreprise et surtout aux ressources humaines de gagner plus de temps par rapport à un recrutement externe. Promouvoir un employé en interne revient aussi beaucoup moins cher que d’engager un nouvel employé.

Dans le cas où il y a une intégration de nouveaux employés, intranet met déjà à leur disposition toutes les informations nécessaires qu’ils doivent savoir, ainsi que les connaissances et les expériences des anciens et actuels employés. Les nouveaux employés vont être plus efficaces et peuvent travailler plus vite une fois qu’ils prennent connaissance de leurs tâches grâce à intranet.

Vu que le département des ressources humaines doit mettre à jour régulièrement la liste des employés et l’organigramme de l’entreprise, les collaborateurs peuvent rechercher sur intranet des personnes spécialistes dans un domaine quelconque, des informations sur l’emplacement, sur des compétences techniques des employés, etc.

Une meilleure solution pour le service informatique d’une entreprise

Les collaborateurs peuvent gagner du temps en ayant à leur disposition les outils, les applications, les connaissances, les informations et données de l’entreprise, tout ça déjà bien organisé par le service informatique sur un espace de travail unique.

En utilisant ces services disponibles sur intranet, les collaborateurs n’ont pas à se soucier des problèmes en informatique comme les problèmes de connexion ou de gestion de serveur.

Le service informatique peut mieux assurer la protection et la sécurité des données, des informations et des logiciels grâce à l’ autorisation avancée et paramètre de sécurité élevé de l’intranet. Il doit également gérer la sécurité du mot de passe, qui est tout le temps en danger par l’existence de nombreux outils malveillants, et installer une authentification unique pour que les collaborateurs puissent accéder facilement et sans soucis à leur compte intranet.

Privilégie les employés

Avec une bonne organisation de tous les outils et informations indispensables à la productivité des employées, il est important d’avoir sur l’intranet les applications professionnelles et les onglets sur le même tableau de bord.

Pour mieux encourager et motiver les employés, l’employeur peut utiliser intranet afin de se communiquer avec eux en envoyant des messages touchants comme une félicitation, une reconnaissance pour un travail bien fait, ou même pour raconter la réussite d’un projet ou d’une objective.

Dans le besoin, le calendrier et le planning, du personnel est partagé dans l’intranet. Ceci permet aux collaborateurs de connaitre à l’avance la disponibilité de chacun afin de mieux organiser des réunions par exemple, ou afin d’organiser des évènements au sein de l’entreprise, ou encore pour connaître qui est partie en congé, etc.

En utilisant les mêmes outils et les mêmes ressources, les collaborateurs peuvent espérer un vrai travail d’équipe et une bonne connexion entre eux, en partageant les mêmes documents et les mêmes informations.

Pour les employés qui travaillent en dehors de l’entreprise ou régulièrement en déplacement, l’utilisation du réseau interne intranet peut se faire sur mobile. Vous n’avez donc pas besoin d’un poste de travail ou d’un ordinateur portable pour être informé et vous connecter au réseau intranet. Peu importe où vous vous trouvez, vous êtes lié à l’entreprise grâce à intranet.

Les réunions, les envois de courriers et de mails peuvent se faire directement sur intranet, ce qui allège les employés sur leur emploi du temps.

Avantager les entreprises

La prise de décision dans une entreprise peut dépendre de plusieurs facteurs. Par exemple par l’intérêt qu’apportent les employés à un sujet particulier en donnant leurs avis personnels sur le forum de discussion de l’intranet. Ou encore par les données, les informations et les documents partagés sur le réseau intranet.

L’utilisation de l’intranet permet à une entreprise de gérer et de suivre l’évolution d’un projet grâce à des outils spécifiques, à partir de son étude jusqu’à la réalisation. Intranet permet dans ce cas de faire participer toute l’équipe à l’élaboration du projet en y ajoutant les problèmes à régler ou les idées venant de l’extérieur.

Pour les collaborations avec les entreprises externes, les sujets sur le projet peuvent être publiés et  discutés sur la plateforme intranet. Les avis des collaborateurs internes peuvent influencer sur la décision de l’employeur.

Pour une bonne organisation de l’entreprise, il est important de tout ordonner sous intranet les documents, les procès-verbaux concernant les réunions, les données de l’entreprise, les différentes notes, etc. ensuite les notes et les PV de réunion ainsi que les vidéos peuvent être partagé facilement avec les collaborateurs internes.