La gestion en mode SaaS : fonctionnement, avantages et inconvénients

Avec les solutions d’hébergement, les soucis de protection de données et les différentes mises à jour des serveurs, nombreuses sont les entreprises qui s’orientent vers le mode SaaS. Un prestataire met à leur disposition un logiciel qu’elles n’ont pas à installer en interne pour être utilisé. Le mode SaaS, acronyme pour Software as a Service, désigne une solution de mise à disposition ou de location de logiciels informatiques sous forme d’abonnement. Parmi les solutions SaaS les plus connues, nous pouvons citer l’intranet auprès des structures professionnelles. En effet, l’intranet est un service livré en mode SaaS. Avec la gestion en mode SaaS, l’entreprise bénéficie ainsi de plusieurs avantages, notamment en termes de gestion et d’économie.

Comprendre la gestion en mode SaaS

Si auparavant, pour utiliser un logiciel, l’unique moyen pour les entreprises était de s’en procurer auprès des développeurs du programme informatique pour pouvoir ensuite l’installer sur leurs serveurs, ordinateurs et autres dispositifs informatiques, ce concept est aujourd’hui révolu. En effet, le développement du cloud computing, plus facile d’utilisation et plus performant, apportent une solution très innovante : le mode SaaS. Le SaaS ou Software as a Service, traduit en français par logiciel en tant que service, correspond à un concept basé sur le cloud.

Le mode SaaS ne contraint plus une entreprise à acheter le logiciel dont elle a besoin pour la gestion de son activité pour l’installer sur ses serveurs ou en interne, sur tous les ordinateurs utilisés par les collaborateurs qui ont en besoin.

Pour bénéficier des fonctionnalités de l’application, elle peut recourir au mode SaaS, moyennant un abonnement mensuel ou annuel auprès d’un prestataire. Autrement dit, l’entreprise doit s’abonner au service du prestataire qui propose les logiciels en ligne en contrepartie d’un prix dont le montant varie selon le type d’abonnement auquel elle a souscrit pour les utiliser. Il s’agit ainsi de ne plus installer les logiciels en interne.

De ce fait, pour que l’entreprise puisse accéder au logiciel, ce dernier met à sa disposition des accès que ses collaborateurs peuvent utiliser à tout moment.

Comment fonctionne ce modèle de mise à disposition de logiciel ?

Les logiciels auxquels l’entreprise s’abonne sont hébergés et directement exécutés via le serveur du fournisseur de services. Les collaborateurs de cette dernière doivent ainsi simplement se munir des accès fournis par le prestataire, pour se connecter depuis leur poste de travail, n’importe où et à tout moment. Tous les devices ont accès à ce modèle de mise en location de logiciels.

Comme susmentionné, en mode SaaS, l’entreprise n’a plus à acquérir des logiciels pour pouvoir les utiliser, ni à installer des serveurs pour le stockage en interne de ses données. Le prestataire se charge de toute la logistique. En effet, les fournisseurs de ce type de services associent à l’abonnement : des services de maintenance, de support et de mises à jour automatiques des logiciels pour qu’ils restent performants. Ne plus devoir acquérir des équipements pour héberger les logiciels et les données qui en découlent constitue ainsi pour l’entreprise une source d’économie de revenus importante.

D’ailleurs, d’où l’intérêt du concept SaaS qui repose sur des abonnements accessibles aux entreprises en fonction de leurs moyens et de leurs besoins.

Il n’est plus question pour elles de payer une licence, mais un droit d’utilisation au forfait mensuel, trimestriel ou annuel.

Il est à noter que le coût de l’abonnement diffère d’un prestataire à un autre. Dans tous les cas, le prix regroupe les services dont l’entreprise a accès tel que

• Le stockage des données,
• Les fonctionnalités associées,
• La maintenance,
• La sécurité,
• Les ressources consommées,
• Le nombre d’utilisateurs,
• Etc.

Si par le passé le mode SaaS était réservé à des types de logiciels en particulier, ce concept s’invite aujourd’hui dans tous les secteurs et toutes les catégories. Les prestataires proposent des logiciels SaaS pour :

• La comptabilité ;
• La bureautique ;
• La gestion de temps de travail ;
• La communication ;
• Les outils collaboratifs ;
• La visioconférence ;
• La gestion des ressources humaines ;
• La gestion des relations clients ;
• Etc.

La conception de logiciels SaaS ne concerne plus un éditeur de logiciels ou un groupe en particulier. Tous tendent à se tourner vers ce modèle pour répondre aux attentes des entreprises des différents secteurs.

Quels sont les intérêts d’utiliser le SaaS ?

Voici les avantages que propose un logiciel en mode SaaS pour une entreprise :

• Le gain en mobilité. Les logiciels en gestion SaaS sont livrés clé en main. C’est-à-dire que l’entreprise n’a plus à se soucier de leur maintenance qui est intégralement prise en charge par le fournisseur de service et se fait de manière évolutive ou réglementaire. L’avantage des solutions clés en main repose sur l’automatisation des processus pour permettre aux entreprises utilisatrices de gagner en productivité. En effet, la collaboration entre les différents départements en temps réel constitue un avantage réel de la gestion en SaaS ;
• La conformité des applications. Chacune des logiciels pour lesquels l’entreprise souscrit un abonnement profite d’une mise à jour automatique et d’évolution réglementaire. Il est important de noter que les fournisseurs Cloud sont régis par le respect du règlement RGPD du fait qu’ils ont accès à des informations confidentielles des entreprises. Cet avantage ne s’est pas ressenti sur les logiciels On-Premise dont l’application de cette réglementation de protection de données s’est avérée chronophage pour les entreprises ;
• Le suivi et pilotage de l’activité. Accéder à des indicateurs de performances en temps réel du service garanti également la performance et la productivité de l’entreprise ;
• La flexibilité et l’agilité. Une entreprise met en place des solutions SaaS sur la base de ses besoins. Elle s’abonne ainsi uniquement aux services qui lui semblent réellement utiles. D’ailleurs, les fonctionnalités mises à disposition par le prestataire sont évolutives, ce qui permet à cette dernière de faire également évoluer ses solutions de gestion SaaS plus facilement ;
• La sécurité de toutes ses données. Les éditeurs sont conformes à la norme ISO 27001, c’est-à-dire qu’ils répondent à l’ensemble des exigences pour la sécurisation des données hébergées et stockées ;
• La réduction des coûts. Que ce soit pour optimiser le coût en termes d’acquisition de matériels informatiques ou du coût d’abonnement aux solutions SaaS qui est fixe.

Que reprocher au mode SaaS ?

Comme toute chose, la gestion en mode SaaS présente ses inconvénients. En optant pour les solutions cloud, l’entreprise devient dépendante des services du prestataire pour pouvoir fonctionner correctement. Il est à savoir que des problèmes techniques peuvent apparaître, le support d’aide fourni par le prestataire peut être momentanément hors service ou que les mises à jour fassent défaut et impactent sur les données de l’entreprise. Ceux ne sont que des éventualités de risque à opter pour les services d’un tiers, mais que fera également l’entreprise dans le cas où le prestataire déposerait le bilan dans le cadre d’une faillite, ou qu’il y a litige entre les deux ?

Il sera ainsi difficile pour cette dernière de récupérer à la fois ses données, mais aussi de les transférer vers un autre prestataire, dans la meilleure des cas, sur ses serveurs en interne.

S’il est question de comparaison de prix et de coût, notamment si l’entreprise autorise l’accès aux applications à plusieurs de ses collaborateurs, l’acquisition de l’application s’avère être plus intéressante qu’un abonnement, le coût pouvant se voir augmenter.