Qu’est-ce que le FEC (Fichier des Écritures Comptables) ?

Le contrôle fiscal est lié à une entreprise et à son activité professionnelle. Il peut porter sur la gestion globale des entreprises ou bien sur leurs écritures comptables. La vérification peut s’effectuer de deux manières, soit dans l’entreprise elle-même soit à distance depuis les bureaux de l’administration. Dans les deux cas, vous êtes obligés de remettre votre comptabilité sous la forme d’un fichier des écritures comptables ou FEC pour le système d’inspection, si vous optez pour une comptabilité informatisée. Mais de quoi s’agit-il exactement ?

Définition du FEC

Le FEC est un fichier qui révèle les écritures comptables de votre entreprise et se doit de refléter votre activité professionnelle durant une période définie (exercice comptable). Il est né à la suite de l’apparition de la norme SAFT-T ou Standard Audit File for Tax. La structuration de ce fichier et les informations contenues sont définies au préalable par l’administration fiscale. Elles sont fondées sur les règles de base de la tenue de la comptabilité : le plan comptable général, le code de commerce, le Code général des Impôts (CGI).

Selon le régime appliqué à votre statut, il devrait y avoir 18 à 22 informations enregistrées dans le FEC pour chaque écriture comptable. Cette obligation a été mise en place depuis le 1^er janvier 2014. Elle concerne toutes les entreprises qui sont redevables à l’impôt sur le revenu (IR) ou à l’impôt sur les sociétés (IS), dans la mesure où ces revenus relèvent soit des bénéfices industriels et commerciaux ou non commerciaux (BIC et BNC), soit des bénéfices agricoles (BA).

Les entreprises dispensées de FEC sont les micro-entrepreneurs et les Sociétés civiles immobilières (SCI), car leurs bénéfices sont imposés dans la catégorie des revenus fonciers.

L’objectif du FEC est de faciliter le travail d’inspection. Les traitements automatisés seront simplifiés et permettent des contrôles rapides et efficaces. Le fichier demeure nécessaire pour le calcul des taxes par l’administration fiscale. Ce document est alors demandé pour un contrôle fiscal, et sera livré sous forme dématérialisée. Le vérificateur inspecte ensuite la conformité des fichiers comptables avec les déclarations fiscales effectuées au préalable.

Le contenu du FEC

Le FEC contient les données comptables d’une entreprise ainsi que toutes les écritures des journaux comptables au titre d’un exercice. Ces dernières doivent être classées par ordre chronologique. Et les données doivent correspondre aux renseignements suivants, avec un format et une structure bien définis :

• le code journal de l’écriture comptable ;
• le libellé journal de l’écriture ;
• le numéro sur une séquence continue de l’écriture ;
• la date de comptabilisation de l’écriture ;
• le compte qui respecte les normes du plan comptable français ;
• le libellé de compte conforme aux normes du système comptable français ;
• le numéro de compte auxiliaire ;
• l’intitulé de compte auxiliaire ;
• la référence de la pièce justificative ;
• la date de la pièce justificative ;
• le montant au débit ;
• le montant au crédit ;
• le lettrage des écritures;
• la date de lettrage ;
• la date de validation des écritures;
• le montant en devise ;
• l’identifiant de la devise.

Pour des renseignements manquants de la section qui n’a jamais été utilisée dans les fichiers, il faut les laisser en blanc (vide).

Les procédures de contrôle

En général, un logiciel de comptabilité peut générer un fichier des écritures comptables aux normes et dans le format exigé. Il dispose d’une fonction spécifique qui permet d’obtenir automatiquement le résultat. Vous pouvez l’effectuer à tout moment, mais normalement, il se réalise après la clôture de chaque exercice. Vous pouvez vous renseigner auprès de votre fournisseur de logiciel pour vous en parler davantage et ainsi recueillir son avis et ses conseils si vous avez du mal à trouver cette fonction spécifique pour générer le FEC.

Le logiciel Excel constitue alors un outil non adapté pour produire automatiquement ce type de document, il faut un véritable programme. Si la gestion votre comptabilité est effectuée par un cabinet d’expert-comptable indépendant, il s’occupera du FEC. Dans tous les cas, la direction générale en charge des finances met à votre disposition un outil d’analyse en ligne pour vous assurer de la validité de votre fichier des écritures comptables avant son envoi. Il reste nécessaire surtout si vous jugez que la lecture de vos comptes peut être qualifiée d’aberrante en raison des nomenclatures spécifiques.

Le fichier des écritures comptables est mis en place pour constituer un des champs de base de contrôle pour le vérificateur. Il sera entré dans un logiciel appelé Alto 2. Si le programme refuse l’intégration des fichiers, c’est que le format n’est  pas conforme aux normes requises. En utilisant les données ainsi entrées, le vérificateur effectue des opérations simples qui se rapportent à celles définies dans l’article L 47 A l du Livre des procédures fiscales : tris, classements, reconstitution du journal et des grands livres comptables, reconstitution des agrégats de la liasse fiscale avec ceux de votre déclaration. L’algorithme de l’Alto 2 aide à discerner rapidement les dérogations ou erreurs sur les comptes qui existent dans vos écritures comptables.

FEC et digitalisation

Le FEC a été introduit par l’OCDE en 2005. Il s’introduit donc dans le cadre de la digitalisation des Finances publiques. Il s’agit donc des premiers pas dans la digitalisation des finances publiques, dont les services en charge de la collecte d’impôt.

Comme tout projet lié à la digitalisation, elle permet de mettre en conformité les échanges d’informations numériques, dans ce cadre il s’agit des informations en matière de comptabilité entre une entreprise et l’administration.

Puisqu’il s’agit d’un fichier standardisé, il devient alors plus facile de vérifier les montants inscrits en crédit ou en débit suivant une pièce comptable. Le FEC permet donc d’avoir une administration fiscale plus performante et de mettre les entreprises sur un même pied d’égalité lors des différents contrôles liés aux obligations fiscales.

On peut en conclure donc que le FEC reste un dossier très important pour effectuer dans les normes votre contrôle fiscal. Si vous ne présentez pas votre fichier, vous encourez près de 5 000 euros d’amende en plus d’une majoration de 10 % des droits qui doivent être versés. Il en est de même pour sa non-conformité. De plus, les sanctions sont applicables chaque année. Sachez que le non-respect des obligations qui se rapportent aux normes peut générer de lourdes conséquences. Vous devez vraiment respecter toutes les procédures et utiliser un programme spécifique réservé pour les champs de la comptabilité afin de pouvoir générer le fichier en bonne et due forme. En plus, la date de validation des écritures ne doit pas être subséquente à la date des déclarations. Cette date vous permet de prouver efficacement que vous n’avez pas modifié vos comptes après les déclarations de vos TVA (preuve de l’inexistence de falsification).