Le Total Cost Onwership pour booster les performances de votre entreprise

Le TCO ou le Total Cost of Ownership est une méthode de calcul avancée, qui aurait été mise au point par les ingénieurs de guerre de Napoléon. Selon l’histoire, ils voulaient analyser la rentabilité des canons utilisés pendant la guerre. Pour cela, ils ont ajouté au coût d’acquisition des canons d’autres coûts connexes tels que l’achat des matériaux, l’achat des outils, le coût pour l’entretien des canons, le coût de leur maintenance, etc. Plus simplement, ces scientifiques mettent en exergue les coûts directs et les coûts indirects engendrés par la possession de cette arme. Le TCO est ainsi une théorie économique reposant sur un simple principe dont la détermination de la totalité du coût d’un bien ou d’un service, dès son acquisition jusqu’à son extinction ou son remplacement. Quelle est cette approche économique essentielle à la performance d’une entreprise ? Pourquoi calculer le Total Cost of Ownership d’un projet ? Comment le calculer ?

En quoi consiste le TCO (Total Cost Ownership) ?

Si le TCO remonte à l’époque de la guerre Napoléonienne, il est adopté par les entreprises vers la fin des années 1990. Cette théorie économique permet notamment une évaluation des coûts pour déterminer la rentabilité d’un projet et mettre en place une méthode de gestion financière plus efficace. Le TCO se place davantage en faveur des entreprises de production, principalement dans le domaine de l’industrie.

Tout au long de son cycle de vie, un bien ou un service induit des charges que l’entreprise doit supporter pour le bon fonctionnement de son activité. Dans ce contexte, le TCO ou Total Cost Ownership, traduit en français par coût réel d’acquisition, permet à une entreprise d’identifier le coût global d’un bien ou d’un service, soit les dépenses réellement engagées par cette dernière pendant la possession du bien ou du service jusqu’à son retrait dans ses actifs. Selon le principe du TCO, le coût de possession d’un bien ou d’un service n’est pas uniquement son prix d’achat. Il prend également en compte un autre coût dont les coûts indirects ou les différents coûts cachés. Ces dépenses peuvent être liées à l’achat de matériels nécessaires à l’entreprise, leur frais d’entretien et de manutention, les frais d’utilisation d’un produit ou d’abonnement à un service, etc.

La définition du TCO peut sembler complexe. Nous allons pour cela prendre un exemple pour faciliter la compréhension du concept. Une entreprise dans le secteur automobile fait l’acquisition d’une machine destinée à la fabrication de pièces détachées. Pour optimiser la gestion de ses dépenses, l’entreprise devra déterminer le coût total de possession de la machine durant son cycle de vie. Pour calculer son TCO, elle devra intégrer au coût d’achat de la machine (comprenant le prix d’achat et les coûts directs liés à l’acquisition) les coûts cachés ou coûts indirects, c’est-à-dire les dépenses pour l’utilisation de la machine dès lors qu’elle fait partie des actifs de l’entreprise. Ces coûts sont ceux liés à la maintenance et à l’entretien de la machine. Cette machine aura également besoin de pièces et d’équipements, de personnels pour la manipuler, etc.

Le TCO est particulièrement utile au département achat d’une entreprise, cela afin de gagner en visibilité sur les dépenses relatives à son processus d’approvisionnement, et ce, à plus long terme. Autrement dit, l’entreprise peut s’appuyer sur le calcul du TCO pour déterminer le prix de vente de ses produits ou services ainsi que ses marges de bénéfices. Le Total Cost Ownership peut ainsi servir dans les prises de décision de l’entreprise et faciliter le pilotage des postes de dépenses. En effet, l’application du principe du TCO permet d’éliminer aussi bien les erreurs d’investissement que les risques de gaspillage de fonds. De même, une entreprise peut effectuer une analyse approfondie et précise du retour sur investissement. Le TCO fait partie des méthodes d’optimisation des performances économiques d’une entreprise (techniques de création de valeur).

Pourquoi intégrer le TCO dans sa politique de gestion de coûts est-il bénéfique pour l’entreprise ?

Il existe trois principaux blocs de coûts auxquels l’entreprise doit se référer pour le calcul du coût total de possession d’un bien ou d’un service. Ce sont :

• Les coûts d’acquisition ; 
• Les coûts d’utilisation ;
• Les coûts de fin de vie du produit (coût de démantèlement d’un site d’exploitation inclus).

Le principe du TCO permet aux entreprises d’avoir une vision objective et plus élargie du poids de leurs postes de dépenses clés sur leur coût global annuel. Certains dirigeants d’entreprise s’en servent comme d’un levier stratégique pour la création de valeur. En autres, le Total Cost Ownership est un outil aux multiples avantages, car une fois le coût total de possession d’un bien ou d’un service identifié, il est possible pour l’entreprise de :

• Mettre en place une politique de prix plus efficace et optimiser les marges de bénéfices. L’entreprise est en mesure de mieux identifier ses coûts, de les estimer grâce à l’analyse de chaque étape du cycle de vie du service ou du bien ;
• Améliorer la gestion de ses dépenses. Le TPO est un outil de pilotage de coût performant, lui permettant une prise de décisions plus réaliste pour éviter les erreurs d’investissement ou les gaspillages de ressources financières ;
• Négocier plus efficacement avec ses fournisseurs. En effet, avoir les détails des coûts d’acquisition en sa possession lui permet de mieux argumenter sur ses besoins et ses exigences ;
• Réaliser une meilleure évaluation de son Retour sur investissement (ROI)  

Insistons sur le fait que le Total Cost Ownership (TCO) est plus intéressant pour les entreprises industrielles. Grâce à cette approche, les entreprises du secteur peuvent améliorer le coût de leurs productions et créer davantage de valeur.

Calculer le Total Cost Ownership : comment procéder ?

Il n’existe pas de formule universelle que les départements achats peuvent utiliser pour identifier le coût global pour la possession d’un produit ou d’un service. Pour la détermination du TCO, ils doivent considérer les spécificités et les caractéristiques de chaque bien ou de chaque service concerné. En effet, le modèle de calcul à appliquer n’est pas fixe ou statique. Une approche avec le TCO est différente aussi bien pour les flottes automobiles que pour les solutions informatiques.

S’il est question d’une règle générale pour calculer le TCO d’un bien ou d’un service, voici les 8 principaux éléments sur lesquels les services achats peuvent s’appuyer  :

• Le coût à l’achat du bien ou du service ;
• Le coût induit se traduisant par les coûts de dédouanements, les frais de transport, les coûts d’emballage, etc.
• Le coût d’acquisition qui se réfère aux coûts engagés pour la gestion d’équipe (salaire des employés), l’utilisation des outils pour l’approvisionnement ;
• Le coût de possession, dont les coûts de gestion de stocks, les coûts induits par la perte de valeur et la dépréciation, etc. ;
• Le coût de maintenance comprenant les frais d’entretien, le prix d’achat des pièces de rechange, etc. ;
• Le coût d’utilisation intégrant les frais de formation des utilisateurs, les coûts administratifs (consommation en énergie, carburant, etc.) ;
• Le coût de non-qualité. Ce poste intègre le traitement de la non-conformité des biens ou des services, le retard de production ou de réalisation, etc. ;
• Le coût de fin de vie qui conduit au démantèlement d’un site d’exploitation, le recyclage, ou la revente ou la cession d’un bien, etc.

Autre outil ayant le même principe que le TCO (Total Cost Ownership) est le Total Value of Ownership ou Valeur totale de possession. Cette approche économique sollicite davantage les décideurs d’entreprise à être plus efficaces dans leur prise de décision. Le Total Value of Ownership encourage non seulement la mise en avant des coûts directs et indirects d’un bien ou d’un service, mais aussi la considération des bénéfices non monétaires induits par l’achat. Plus simplement, il est question de la croissance de l’entreprise, d’éliminer ou de réduire les risques, etc. Ce modèle est comparable au Total Cost Ownership. Leur unique point de divergence est que le Total Value of Ownership identifie également dans son calcul les bénéfices additionnels, non monétaires.