L’importance du Days Sales Outstanding (DSO) dans la gestion de votre entreprise

Dans une entreprise, une trésorerie tendue peut résulter de l’incapacité de la structure à générer suffisamment de la valeur pour couvrir l’ensemble de ses besoins, d’une activité déficitaire ou bien d’un retard de paiement des créances clients. En pratique, c’est ce dernier cas qui déséquilibre le plus la santé financière d’une entreprise. Les impayés clients s’accumulent et les retards de paiement conduisent à la mise en suspens de certaines opérations. Nombreuses sont les entreprises, notamment les PME qui souffrent en raison d’un DSO (Days Sales Outstanding) élevé. Quel est cet indicateur ? Quelle est l’importance du DSO pour une entreprise ? Voici les réponses.

Comprendre la notion Days Sales Outstanding ou DSO pour la gestion d’une entreprise

L’acronyme DSO, pour Days Sales Outstanding, le nombre de jours moyen nécessaire pour une société de recevoir le paiement des factures de ses clients. Ce délai de paiement s’apprécie dès l’émission de la facture jusqu’à son encaissement par l’entreprise.

Le DSO est un indicateur financier plus pertinent pour les entreprises réalisant des ventes à crédit. En effet, pour les opérations inter-entreprises, le DSO permet de mesurer le nombre de jours dont l’entreprise a besoin pour recouvrer l’ensemble de ses créances clients.

DSO (Days Sales Outstanding), aussi familièrement appelé DMP (Délai Moyen de paiement client) ou encore NJC (Nombre de jours de crédit clients) est basé sur 3 variables dont :

• Le délai de paiement moyen que l’entreprise accorde aux clients, estimé généralement à 30 jours suivant la facturation ;
• Les acomptes ;
• Le nombre de jours de retard de paiement en moyenne.

Le DSO fait partie des composants essentiels du BFR (Besoin en Fonds de Roulement), un élément clé du bilan fonctionnel de l’entreprise. Cet indicateur représente la somme d’argent nécessaire pour financer les besoins résultant des décalages des flux de trésorerie, plus précisément, des décaissements (dépenses) et des encaissements (recettes) en rapport avec l’activité.

En effet, cet élément est vital pour un fonctionnement normal et stable de l’activité, car il y aura éventuellement des sorties d’argent (hors investissements) avant de pouvoir encaisser celui issu des ventes. Ainsi, le montant du BFR devra être proportionnel au nombre de jours de crédit clients. Plus le DSO de l’entreprise est élevé par rapport au nombre de jours dont elle dispose pour le paiement de ses fournisseurs, plus elle devra anticiper un BFR plus important.

Concrètement, plus le nombre de jours nécessaires à recouvrer les créances clients (DSO) est grand par rapport au nombre de jours dont dispose l’entreprise pour payer ses dettes auprès de ses fournisseurs, soit le DPO (Days Payable Outstanding ou nombre de jours exigibles impayés), plus le BFR sera grand. Elle devra ainsi trouver un mode de financement externe pour couvrir ses besoins en raison d’une trésorerie insuffisante et risque de s’endetter à court terme.

Notons que le BFR inclut un autre indicateur financier à prendre en compte qui est le DIO ou Days Inventories Outstanding correspondant au nombre de jours qu’une marchandise reste en stock.

Le DSO est exprimé en nombre de jours de chiffre d’affaires.

Calculer le DSO : comment s’y prendre ?

Une entreprise peut déterminer son DSO de différentes manières. Les deux méthodes les plus couramment utilisées auprès des entreprises pour calculer cet indicateur restent toutefois :

• La méthode comptable ;
• La méthode par épuisement des capitaux ou le count back.

Calcul du DSO à partir de la méthode comptable

Le calcul du DSO peut se faire sur la base de deux données comptables que sont le compte de résultat et le bilan.

Ainsi avec la méthode comptable, la formule de calcul du Days Sales Outstanding est

DSO (Days Sales Outstanding) = (créances toutes taxes comprises X Nombre de jours)/CA (chiffre d’affaires)

Cette méthode de calcul du DSO a un principe très simple et donc facile à réaliser. Nous lui reprochons seulement de proposer un résultat très volatile, pouvant ainsi changer d’un mois à l’autre. De plus, les variations de chiffre d’affaires peuvent fortement impacter le DSO calculé avec cette méthode, ce qui n’est pas pertinent en termes d’efficacité de la gestion du poste clients.

Il n’est pas intéressant d’interpréter les résultats issus d’une baisse ou hausse soudaine de cet indice. Il est plus prudent que les conclusions tirées prennent en compte des données sur du moyen terme, estimées par exemple sur une moyenne glissante sur 6 mois.

Pour mieux comprendre de quoi il s’agit, voici un exemple :

Prenons le cas d’une entreprise dont les encours en fin mois s’élèvent à 40 000 euros TTC et qu’elle génère un chiffre d’affaires de 80 000 euros TTC sur la base d’une période de 90 jours.

Selon la méthode comptable, le calcul du DSO est le suivant : 40 000 × 90/80 000 = 45 jours.

L’entreprise a ainsi 45 jours pour procéder au recouvrement de ses comptes clients.

Cette méthode permet également de mettre en avant les encours exigibles et des encours courants. Ainsi, l’entreprise obtient deux types de DSO :

• Le DSO contractuel, issu des délais contractuels trop longs, qui nécessite une renégociation du délai de paiement accordé ;
• Le DSO subi ou retard, correspondant aux retards clients. L’entreprise doit à ce titre revoir le mode de recouvrement de ses créances.

Calcul du DSO à partir de la méthodologie par épuisement, le count back

Par rapport à la première méthode, le principe de calcul du DSO par la formule d’épuisement de l’encours du chiffre d’affaires est plus complexe. Cette méthode repose sur la soustraction du chiffre d’affaires TTC de l’encours clients, échu et non échu, chaque mois et de procéder à l’addition du nombre de jours de chaque résultat des mois ciblés jusqu’à épuisement de l’encours. D’où cette méthode s’appelle également count back.

La méthode de l’épuisement des capitaux permet aussi à l’entreprise de déterminer le DSO de tous ses postes clients, d’un groupe de clients en particulier ou d’un client uniquement.

Elle est pareillement pertinente pour le calcul du DSO pendant la saisonnalité qui admet des variations du chiffre d’affaires.

Un exemple de l’utilisation de cette méthode pour mieux la comprendre :

Voici une entreprise qui possède un encours de créances clients de fin de mois qui se chiffre à 30 000 euros TTC au 1er mars.

En avril : le chiffre d’affaires TTC s’estime à 12 500 euros pour un DSO de 30 jours. L’encours du mois est alors 30 000 – 12 500 = 17 500 euros.

En Mai : le CA est égal à 20 000 euros TTC, le DSO est de 31 jours. L’encours à cet instant est de 2 500 euros.

En Juin : le reste de l’encours client, 2 500 euros, est à diviser par le chiffre d’affaires qui est égal à 5 000 euros. Le résultat sera par la suite multiplié par le nombre de jours dudit mois : 2 500/5 000 × 30 = 15.

L’encours des créances clients est épuisé au 15 juin et le DSO total s’obtient comme suit de 31 + 30 + 15 = 76 jours.

L’importance du suivi de son DSO

Le DSO a un rapport direct sur le besoin en fonds de roulement de l’entreprise et donc sur sa trésorerie. Plus ses clients mettent longtemps à payer leur facture, plus elle doit avancer des frais pour pouvoir poursuivre normalement son activité. Le cumul des impayés clients implique un DSO se rallongeant indéfiniment sur les factures clients y afférentes.

Les factures émises non encore soldées exposent ainsi l’entreprise à un risque client.

De ce fait, un suivi correct du délai moyen du paiement des créances clients permet notamment :

• Une analyse pertinente et pointue du risque client et une gestion efficace du crédit management ;
• Une évaluation de la performance du système de recouvrement des factures en place ;
• Une bonne gestion de la trésorerie de l’entreprise ;
• Un contrôle de l’équilibre financier et une bonne santé financière.

Un DSO court témoigne de la solvabilité des clients et d’un délai de recouvrement court.

Comment tirer les conclusions du résultat du DSO ?

Ce qu’il faut retenir de l’analyse du DSO est :

• Si le DSO est bas, l’entreprise dispose d’un délai de paiement des créances clients court. Ses clients règlent rapidement leur facture, lui permettant ainsi d’avoir des liquidités mobilisables à court terme, qui plus est une trésorerie importante. Cela indique également que l’entreprise peut réduire le montant de son BFR ;
• Si le DSO est élevé, cela veut dire que l’entreprise accorde des délais de paiement plus longs. Cette situation peut directement impacter sa trésorerie. En effet, le manque de disponibilité conduit à un besoin de trésorerie plus important.

Il existe des opérations ou des situations exceptionnelles n’exemptant pas l’entreprise d’un DSO à rallonge telles que dans le cas d’un paiement entre professionnels ou dans le cas d’une convention de secteur.

Quelles mesures prendre pour réduire son DSO ?

• Renégocier une réduction des délais de paiement des factures émises et des délais de recouvrement ;
• Réduire le délai de traitement des créances à déclarer ;
• Optimiser la gestion du poste client par l’utilisation d’un logiciel de gestion de créances et améliorer le suivi du DSO et du BFR ;
• Optimiser le processus de traitement du recouvrement des créances grâce un prestataire externe ;
• Consolider la collaboration entre les services financiers de l’entreprise pour améliorer le partage et le suivi des paiements.

Les éléments à surveiller pour améliorer le DSO sont également :

• Les dérogations de paiement accordées ;
• Les dysfonctionnements externes ou internes (SAV, livraison, validation, etc.) susceptibles de retarder les paiements à cause des litiges