Organiser un événement : les étapes à respecter

Si la nature humaine a tendance à se rappeler davantage des mauvaises choses que des bonnes, imaginez les conséquences sur l’image de votre entreprise en cas de problème dans l’organisation d’un événement professionnel. Pour éviter toute répercussion négative sur votre structure, il est fortement recommandé de ne négliger aucun détail dans l’organisation d’un événement. Ce dernier est une occasion pour rencontrer de potentiels clients, instaurer un sentiment d’appartenance chez vos collaborateurs, encourager la cohésion d’équipe et le partage, motiver vos collaborateurs, accroître la notoriété de votre entreprise, etc. Voici les étapes à suivre pour garantir la réussite d’un événement d’entreprise.

Organiser un événement : un challenge, mais pas impossible

Vous pouvez vous sentir submergé par la planification d’un rassemblement social, particulièrement si c’est votre première expérience. Le plus gros challenge que vous devez relever est de parvenir à une organisation d’événement à la fois réussi et mémorable, avec tous les détails requis pour sa mise en place. Quel que soit le type d’événements à organiser (séminaires, lancement de produits, conférences, salons professionnels, etc.), plusieurs points et éléments méritent d’être minutieusement étudiés afin de le rendre plus significatif.

Les événements visent toujours à valoriser et à promouvoir les valeurs des organisateurs tout en veillant à répondre aux besoins des participants. Les clients, investisseurs et partenaires d’affaires prennent part à un événement dans un objectif précis : obtenir des réponses et connaître davantage les services ou produits proposés par une entreprise.

C’est pourquoi les entreprises ou professionnels qui organisent des événements font appel à des planificateurs d’événements, experts dans le domaine, pour offrir une meilleure satisfaction à leur clientèle et la fidéliser et pouvoir en parallèle, assurer la vente des produits ou de l’offre à promouvoir.

Si vous envisagez de le faire vous-même, soyez conscient qu’il faut de la rigueur et de la préparation pour réussir l’organisation d’un événement. Cela passe par le choix de la bonne équipe de personnes, du bon lieu, de la bonne date et le bon moment.

Les étapes de préparation à réaliser

Un événement réussi est synonyme d’organisation et de planification avec minutie, suivant ainsi des étapes précises. En d’autres termes, il faudra établir une liste des tâches à effectuer pour que la préparation soit un succès et que l’événement se passe sans encombre.

Le choix du type d’événement à organiser

Conférence, séminaire, salon professionnel, soirée, webinaire, etc. il faut comprendre que de cet événement que vous prévoyez d’organiser dépend les autres étapes à suivre. En effet, il définit vos objectifs (réseautage, promotion d’une offre ou de l’image de l’entreprise, célébration, etc.), vos cibles, mais également les attentes de ces dernières pour mieux les satisfaire. Vous pouvez soit effectuer la préparation en interne soit recourir à l’expertise d’un professionnel événementiel.

La définition des objectifs du rassemblement social

Un événement d’entreprise constitue un levier de communication en interne et externe. En effet, les événements encouragent un type d’action venant des cibles concernées :

• Les collaborateurs : pour renforcer le sentiment d’appartenance, les valeurs communes, créer une culture d’entreprise, etc. ;
• Les clients : pour promouvoir les produits et services de l’entreprise, développer une image de marque positive, préserver la fidélité de la clientèle ou rechercher de nouveaux prospects ;
• Les partenaires et investisseurs : pour se faire remarquer afin d’obtenir des financements, réseauter pour la signature de contrats commerciaux, faire impression pour le succès de l’entreprise, etc.

Chacun de ces objectifs à définir doit être mesurable et réaliste.

L’identification des cibles

Une autre étape préalable à l’organisation d’un événement d’entreprise est de connaître la spécificité des convives afin de déterminer la manière la plus efficace pour les captiver. Il est question de définir et de comprendre les personnes susceptibles d’être intéressées par l’événement à mettre en place. Les alternatives de communication sont nombreuses pour les inciter à venir. Toutefois, pensez à également définir le nombre de personnes que vous comptez inviter lors de cette même étape. Le public visé est relatif à l’objectif de l’événement, donc les résultats escomptés par l’entreprise.

La mise en place d’un planning

Une organisation d’événement définie dans le temps et gérée dans un délai imparti se fait plus facilement. Ainsi pour n’omettre aucun détail, aucune étape, il convient de dresser une liste des choses à faire. Cette liste comprend toutes les tâches à réaliser avec les détails nécessaires à leur réalisation. Ce planning est tout simplement votre to-do list. Pour cela, utilisez un logiciel de planification pour l’élaborer plus rapidement.

La détermination du budget

Un sujet souvent épineux, l’élaboration du budget pour l’organisation d’un événement est une étape clé. En effet, la préparation de l’événement peut se faire sans heurt si vous savez vous y prendre. Particulièrement si le budget à allouer à l’opération comprend un plafond. Pour votre prévisionnel, faites un état des lieux des opérations qui ne nécessitent une sortie d’argent. Cela comprend tous les frais de logistique, de location de la salle, des déplacements : toutes les dispositions à prendre. Pensez à prévoir un surplus de 15 % du budget initial pour l’organisation de la cérémonie en vue d’éviter toutes mauvaises surprises le jour J.

La date de l’événement

En termes de date pour l’événement, pensez à la définir suivant deux critères : le type d’événement et la disponibilité. Une date trop proche pourrait compromettre aussi bien la communication de l’événement, c’est-à-dire qu’il risque de n’atteindre qu’un nombre réduit de personnes, que son organisation. Une date butoir trop serrée risque notamment de limiter les intervenants dans les préparatifs de l’événement et induire à la manque de préparation. Par conséquent, vous ne pouvez pas réussir à atteindre les objectifs définis préalablement. Prévoir une date plus éloignée, mais correcte permet de mettre en place une meilleure préparation. Mettez en place les dispositions nécessaires telles qu’un système de rappel, des transports, une convivialité pour les cérémonies en dehors des heures de bureau, etc.

Le plus important est aussi de choisir une date à laquelle aucun de vos concurrents ne prévoit d’organiser un événement au risque de le faire le même jour et réduire le nombre de participants.

Le lieu de la cérémonie

Pour le choix du lieu, il est recommandé de considérer :

• L’emplacement ;
• Les commodités environnantes ;
• La disponibilité de la salle le jour de l’événement.

Un événement se déroulant en centre-ville a plus de chance de réussir que dans un lieu reculé, loin des transports en communs, sans parking, etc. Lorsque vous choisissez une salle de réception, veillez ainsi à contrôler si elle est facile d’accès.

Pour les cérémonies qui nécessitent une préparation et une organisation particulières, simplifiez-vous la vie en vérifiant en amont les entrées de service.

Il est certes intéressant d’opter pour un endroit qui puisse optimiser le budget, comme une salle de réception vide. Cependant, pour simplifier la logistique, préférez un endroit aménagé et adapté à l’événement.

L’équipe responsable de la préparation

L’équipe chargée de la préparation est le socle sur lequel repose toute la réussite du projet. Effectivement, vous ne pouvez pas tout faire tout seul. Alors, confiez certaines tâches à des mains de confiance, qu’il s’agisse de collaborateurs de l’entreprise ou d’un professionnel événementiel.

Chaque intervenant doit savoir et maîtriser les tâches qui lui incombent et agir de manière autonome. Les membres de votre équipe doivent également pouvoir accéder au planning ainsi que le délai de réalisation associé à une tâche.

Pour ce genre d’occasions, il existe généralement un cahier de charge pour vous aider dans la sélection des personnes pouvant vous aider à organiser l’événement.

Le contact des prestataires

Les prestataires servent à pallier les lacunes sur certains aspects de l’organisation d’u événement d’entreprise. Un professionnel de l’événementiel est à même de proposer des services et des produits de qualité pour que le rassemblement social soit un succès et ne ternisse pas l’image de l’entreprise.

Si vous l’avez communiqué via un appel d’offres, sélectionnez-le parmi les propositions reçues ou piochez dans votre réseau de partenaires pour trouver le bon prestataire de services. Pour ne pas avoir de mauvaises surprises, assurez-vous de contacter le professionnel qui répond à toutes vos attentes à l’avance et que les préparatifs se déroulent sans encombre.

L’animation de l’événement

Une fête ne l’est pas sans une bonne animation, qui dépend notamment du type d’événement et du type de participants. L’animation visuelle, la sonorisation, le conférencier ou l’animateur de l’événement, il faut penser à tous. Incluez dans votre to-do list la mise en place d’amplificateur de son, adapté à la dimension de la salle et au nombre de participants. Si l’objectif de l’événement est de présenter et promouvoir un produit ou service, installez des supports visuels et de diffusion.

La préparation d’une collation pour les convives

Votre événement peut durer toute la une journée. Il faut ainsi que vous prévoyiez une collation pour les personnes qui souhaitent s’y rendre, ça leur évitera de quitter les lieux pour chercher à manger autre part. Cette approche permet à la fois de rehausser la qualité de l’organisation, mais également d’impressionner les invités, car ils sentent votre attention envers eux. Les organisateurs d’événement optent généralement pour des Food-truck. Dans le cas d’une soirée dinatoire, un brunch, privilégiez les services d’un traiteur pour la préparation des repas, la gestion et la mise en place du service.

La communication de l’événement

Toutes ces étapes, une fois réalisées, il est maintenant place à la communication de l’événement auprès du public. Optez pour une stratégie multicanale, du marketing inbound et outbound, pour diffuser l’information et atteindre un maximum de personnes. En effet, vous pouvez vous servir des réseaux sociaux, du site de l’entreprise, des médias, de l’emailing pour partager l’événement. Vous pouvez aussi placer des panneaux publicitaires, distribuer des flyers dans les rues, dans vos points de vente, etc.

Vous pouvez disposer des panneaux de signalisation à l’entrée du lieu où se tient l’événement pour diriger l’assistance et animer l’endroit. Pensez aussi à offrir des goodies aux invités si vous disposez du budget pour cela afin d’améliorer la visibilité de votre entreprise.

Le feedback de l’événement : évaluation

Pourquoi une évaluation post-événementielle ? Il est question d’analyser la tenue en général de l’événement et de relever les différentes erreurs d’organisation à optimiser pour les prochaines fois. Il est par exemple possible de comparer le nombre d’invitations envoyé avec le nombre de personnes qui s’est rendu à l’événement. Cette évaluation vous permet d’avoir un aperçu de l’intérêt ou de la pertinence de la soirée. Dans le même cadre, vous pouvez envoyer un questionnaire pour relever leur ressenti, portant sur les points à améliorer pour pouvoir rectifier le tir.