Combien de relances envoyer en prospection par e-mail ?

Un email de relance est un message que vous envoyez à un prospect, un client, un partenaire ou tout autre interlocuteur, après un premier contact, une proposition commerciale, une demande de devis ou toute autre situation qui nécessite une réponse ou une action de sa part. L’objectif d’un email de relance est de rappeler à votre interlocuteur votre existence, votre offre, votre valeur ajoutée et de l’inciter à vous répondre, à vous rappeler, à passer commande ou à effectuer toute autre action souhaitée.

Cependant, comment écrire un bon email de relance, qui soit efficace, pertinent, et respectueux ? Dans cet article, nous allons vous donner quelques conseils pour rédiger un email de relance réussi, en fonction de la fréquence, du type, de la structure et des exemples de mails de relance.

Quelle fréquence de temps observé entre chaque email de relance ?

La fréquence de temps à observer entre chaque email de relance dépend de plusieurs facteurs, tels que le contexte, l’urgence, la relation, la concurrence, etc. En effet, la question de savoir combien de relances envoyer en prospection par e-mail revient souvent. On va y répondre en affirmant qu’il n’existe pas de règle universelle, mais voici quelques principes généraux à respecter :

• Ne pas relancer trop tôt : il faut laisser le temps à votre interlocuteur de traiter votre premier message, de réfléchir à votre offre, de consulter d’autres sources, etc. Si vous relancez trop tôt, vous risquez de paraître impatient, insistant ou harcelant, ce qui peut nuire à votre image et à votre crédibilité. Il faut donc attendre au moins 48 heures avant de relancer, sauf si le contexte est très urgent.
• Ne pas relancer trop tard : il faut aussi éviter de relancer trop tard, car vous risquez de perdre le contact, l’intérêt ou la confiance de votre interlocuteur. Si vous relancez trop tard, vous donnez l’impression que vous n’êtes pas motivé, sérieux ou professionnel, ce qui peut réduire vos chances de conclure. Il faut donc relancer au plus tard 15 jours après le premier message, sauf si le contexte est très complexe.
• Adapter la fréquence en fonction des réactions : il faut aussi adapter la fréquence de vos relances en fonction des réactions de votre interlocuteur. Si vous obtenez une réponse positive, un engagement ou une demande de renseignements, vous pouvez relancer plus rapidement, pour maintenir le lien, confirmer les modalités, ou fournir les informations demandées. Si vous n’obtenez pas de réponse ou une réponse négative, vous pouvez espacer vos relances, pour ne pas être trop insistant, ou changer de stratégie, pour susciter l’intérêt ou lever les objections.

Quels sont les différents types d’emails de relance ?

Il existe différents types d’emails de relance, qui correspondent à différents objectifs, à différentes étapes et à différents scénarios. Voici les principaux types d’emails de relance, ainsi que leurs caractéristiques, leurs avantages et leurs inconvénients :

• Le rappel : c’est le type d’email de relance le plus simple et le plus courant. Il consiste à rappeler à votre interlocuteur votre premier message, votre offre, votre proposition, etc., et à lui demander s’il a bien reçu, s’il a des questions, s’il a pris une décision, etc. Il a pour objectif de relancer la conversation, de montrer votre intérêt et de solliciter une réponse. Il a l’avantage d’être facile à rédiger, et de ne pas être trop intrusif. Il a l’inconvénient d’être peu original, et de ne pas apporter de valeur ajoutée.
• Le suivi : c’est le type d’email de relance qui vise à maintenir le contact, à renforcer la relation et à rassurer votre interlocuteur. Il consiste à lui donner des nouvelles, à lui faire part de votre avancement, à lui proposer des solutions, à lui fournir des informations complémentaires, etc. Il a pour objectif de montrer votre implication, votre professionnalisme et votre valeur ajoutée. Aussi, il a l’avantage d’être personnalisé, et de créer de la confiance. Il a l’inconvénient d’être plus long, et de nécessiter plus de travail.
• Le stimulus : c’est le type d’email de relance qui vise à susciter l’intérêt, à créer de l’urgence et à inciter à l’action. Il consiste à lui faire une offre spéciale, à lui présenter un témoignage, à lui annoncer une nouveauté, à lui rappeler une échéance, etc. L’objectif est de déclencher une émotion, une curiosité ou une peur de rater une opportunité. Par ailleurs, il a l’avantage d’être original, et de provoquer une réaction. Il a l’inconvénient d’être plus risqué, et de pouvoir être perçu comme trop agressif.

Quelle structure respectée pour un mail de relance réussie ?

La structure d’un email de relance réussi doit respecter quelques règles de base, qui permettent d’attirer l’attention, de transmettre le message et de provoquer l’action. Voici les principaux éléments à inclure dans un email de relance réussi :

L’objet

C’est le premier élément que votre interlocuteur va voir, et qui va déterminer s’il va ouvrir ou non votre email. Il doit donc être accrocheur, clair et pertinent. Il doit aussi être court, personnalisé et adapté au type de relance. Par exemple, vous pouvez utiliser un objet comme « Rappel : votre devis gratuit », « Suivi : votre projet de rénovation », ou « Stimulus : votre offre exclusive ».

Le salut

C’est le deuxième élément que votre interlocuteur va voir, et qui va déterminer le ton et la relation que vous entretenez avec lui. Il doit donc être poli, respectueux et adapté au degré de familiarité. Il doit aussi être personnalisé, en utilisant le prénom ou le nom de votre interlocuteur. Par exemple, vous pouvez utiliser un salut comme « Bonjour Paul », « Cher Monsieur Dupont », ou « Salut Julie ».

Le corps

Il s’agit du troisième élément que votre interlocuteur va lire, et qui va déterminer le contenu et la valeur de votre message. Il doit donc être structuré, concis et pertinent. Il doit aussi être personnalisé, en utilisant des éléments de contexte, des références, ou des questions. Être adapté au type de relance, en utilisant des éléments de rappel, de suivi, ou de stimulus.

Par exemple, vous pouvez utiliser un corps comme « Je vous écris suite à notre échange du 15 mars, concernant votre demande de devis pour la rénovation de votre cuisine. Avez-vous eu le temps de consulter notre proposition ? », « Je vous donne quelques nouvelles de votre projet de rénovation, qui avance bien. Nous avons terminé la pose du carrelage, et nous allons commencer la peinture. Je vous joins quelques photos du résultat. Qu’en pensez-vous ? », ou « Je vous fais une offre exceptionnelle, valable jusqu’à demain soir. Si vous passez commande avant minuit, vous bénéficiez d’une réduction de 20% sur le prix de votre rénovation. C’est une occasion à ne pas rater ! ».

Le call-to-action

C’est le dernier élément que votre interlocuteur va lire, et qui va déterminer l’action qu’il va effectuer. Il doit donc être clair, précis et incitatif. Il doit aussi être visible, en utilisant un bouton, un lien ou une couleur. Notons qu’il doit aussi être adapté au type de relance, en utilisant des verbes d’action, des délais ou des bénéfices.

Par exemple, vous pouvez utiliser un call-to-action comme « Répondez à cet email pour confirmer votre devis », « Appelez-moi au 06 12 34 56 78 pour discuter de votre projet », ou « Cliquez ici pour profiter de votre offre exclusive ».

Exemple de mails de relance prospect

Pour illustrer les conseils que nous venons de vous donner, voici un exemple de mail de relance prospect.

Objet : Rappel : votre devis gratuit

Bonjour Paul,

Je vous écris suite à notre conversation téléphonique du 10 mars, au cours de laquelle vous m’avez demandé un devis gratuit pour la création d’un site web pour votre entreprise. Je vous ai envoyé le devis par email le lendemain, mais je n’ai pas reçu de confirmation de votre part.

Avez-vous bien reçu mon email ? Avez-vous des questions ou des remarques sur le devis ? Avez-vous pris une décision concernant votre projet ?

Je reste à votre disposition pour discuter de votre besoin, et vous accompagner dans la réalisation de votre site web.

Merci de me répondre dès que possible, afin de ne pas retarder le démarrage du projet.

Cordialement,

En résumé, nous avons vu dans cet article comment écrire un bon email de relance, en fonction de la fréquence, du type, de la structure et des exemples de mails de relance. Nous avons aussi appris quelques astuces pour attirer l’attention, transmettre le message et provoquer l’action. Nous espérons que cet article vous a été utile, et que vous avez réussi à relancer vos prospects, vos clients ou vos partenaires. À très vite !