La gestion et le calcul des congés payés

Toutes les entreprises qui possèdent des salariés doivent être capables d’assurer la gestion des congés payés de ceux-ci. Cela implique généralement le respect de certaines exigences. À travers cet article, découvrez l’essentiel à savoir sur la gestion et le calcul des congés payés dans les entreprises.

Qui doit bénéficier des congés payés ?

Chaque année, tous les salariés ont droit à un congé payé à la charge de leur employeur. C’est la loi qui le prévoit ainsi. En ce qui concerne l’application de ces congés payés, on distingue deux aspects. D’une part, nous avons les domaines d’ordre public pour lesquels le législateur établit des règles impossibles à enfreindre. D’autre part, les secteurs dont les règles peuvent être établies à travers une convention ou un accord collectif.

Quels que soient son métier, sa qualification, sa rémunération ou son salaire, le droit aux congés payés est accessible à tout salarié. Les congés payés avant tout à octroyer une période de repos aux salariés.

Qu’est-ce qu’une période de référence ?

La durée du congé payé octroyé à un salarié est conditionnée par le temps de travail effectif qu’il a exécuté sur une période bien précise. Cette durée de travail est appelée « période de référence ». Le début de cette période de référence est déterminé ou fixé sur la base d’un accord d’entreprise. En absence de cet accord, le point de départ de la période de référence est fixé au premier juin de chaque année. Il existe cependant quelques exceptions.

En effet, lorsque l’employeur est affilié à une caisse de congé comme le BTP par exemple, le point de départ retenu pour la période de référence est la date du 1^er avril. La période de référence permet de calculer  avec précision la durée du congé payé de chaque salarié.

Les jours ouvrables : c’est quoi ?

Les jours ouvrables sont les jours de la semaine pendant lesquels les salariés doivent exécuter normalement leur travail. Tous les jours de la semaine sont considérés comme ouvrables sauf :

• le jour de repos hebdomadaire légal qui correspond au dimanche ;
• les jours reconnus fériés par la loi ;

Lorsqu’un problème se pose par rapport aux règles de décompte des congés payés pour les salariés à temps partiel, il est possible de faire appel au service de renseignement de la direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS-DDETS) du territoire sur lequel l’on se retrouve.

Comment s’effectue le calcul des congés payés ?

Il existe deux principales techniques de calcul des congés payés. La première technique est basée sur les jours ouvrables. La seconde en revanche est basée sur les jours ouvrés. Le salarié bénéficie de 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif chez un même employeur. Ce qui correspond à 30 jours ouvrables de congés payés pour une année complète de travail. Pour rappel, un mois de travail équivaut à 4 semaines ou à 24 jours de travail. Il s’agit là d’une disposition d’ordre public.

Par ailleurs, certaines périodes d’absence sont perçues comme des périodes de travail effectif pour le calcul de la durée du congé. Il s’agit principalement :

• des périodes de congés payés ;
• des périodes de congé de maternité, de paternité et d’accueil de l’enfant et d’adoption ;
• des jours de repos octroyés au titre de l’accord collectif conclu sur la base de l’article L. 3121-44 du code du travail ;
• les contreparties obligatoires en repos prévues aux articles 3121-30, L. 3121-33 et L. 3121-38 du Code du travail ;
• des périodes durant lesquelles un salarié est maintenu ou rappelé au service national à un titre quelconque ;
• des périodes de congé de formation (congé de formation économique, sociale et syndicale, congé de bilan de compétences, congé individuel de formation, etc.) ;

Il faut également noter que la totalité des heures chômées au titre d’une activité partielle est prise en compte dans le calcul des congés payés. Dans les cas d’absence pendant une période de référence, le décompte en jours ouvrables est déterminé selon la règle la plus bénéfique au salarié. Ainsi, il faut procéder comme suit :

• décompte par mois de travail effectif: 2,5 jours de congés ;
• décompte en semaine: 4 semaine de travail donnent droit à 2,5 jours de congés ;
• décompte en jours: octroi de 2,5 jours de congés pour une période de 24 jours de travail (horaire sur 6 jours) ou 22 jours (horaire sur 5,5 jours) ou encore 20 jours (horaire sur 5 jours).

Dans certaines circonstances, le nombre de jours de congés acquis par le salarié n’est pas entier. Ce qui rapporte la durée du congé au nombre immédiatement supérieur (26,5 jours de congés sont automatiquement arrondis à 27 jours). En outre, il est impossible de déduire du congé annuel les absences autorisées, les congés de maternité, les jours de maladie, les périodes obligatoires d’instruction militaire, les périodes de préavis, etc.

En conséquence, lorsqu’un salarié s’absente pendant 10 jours au titre d’un congé de paternité, il ne peut avoir son droit à congés réduit de 30 à 20 jours. De même, les périodes d’absence non perçues comme des périodes de travail effectif pour le calcul de la durée du congé ne conduisent pas à la réduction des droits à congés.

Dans quelles conditions le salarié a-t-il droit à des congés supplémentaires ?

Un salarié à la possibilité de bénéficier de congés supplémentaires indépendamment des dispositions applicables en cas de fractionnement des congés.

Les jeunes salariés

Quelle que soit l’ancienneté d’un jeune salarié au sein d’une entreprise, s’il est âgé de moins de 21 ans au 30 avril de l’année précédente, il a droit (s’il le souhaite) à un congé de 30 jours ouvrables. Cependant, il ne peut exiger aucune indemnité de congé en ce qui concerne les journées de vacances.

Étudiants salariés

Lorsqu’il doit préparer un examen, un étudiant qui justifie son absence d’une inscription valide et en cours au sein d’un organisme qui assure la préparation à l’obtention d’un diplôme d’enseignement supérieur, a droit à un congé supplémentaire non rémunéré de 5 jours ouvrables. Ces 5 jours sont déterminés par tranche de 60 jours ouvrables de travail effectif prévus par son contrat de travail. En somme, les congés payés sont indispensables pour assurer la productivité de chaque salarié au sein d’une entreprise.