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Combien de temps faut-il garder les documents d’une entreprise fermée ?

Par Manon , le 9 décembre 2021 — 7 minutes de lecture
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Chaque entreprise est contrainte directement ou indirectement (obligation de présentation des pièces) par la loi, de garder ses documents dans un délai bien déterminé après sa fermeture. La durée de la conservation dépend de la nature du document : commercial, juridique, social ou fiscal. Les raisons en sont multiples, mais l’une des raisons principales reste la réactivité de l’entreprise en cas de contentieux ou de litiges. Les dossiers apporteront des preuves irréfutables. Combien de temps devrait alors une entreprise garder ses documents avant de pouvoir s’en séparer?

Les raisons de la conservation du document

Chaque entreprise doit garder intacts ses documents même après la cessation de son activité. Les raisons principales de cette conservation sont nombreuses. Les documents constituent des preuves irréfutables lors d’un contrôle administratif, à savoir le service des impôts ou l’inspection du travail. Ils permettent de montrer l’existence d’un droit ou d’une obligation en cas de litige avec un client, un fournisseur ou une tierce personne. Ils permettent également de retracer l’historique de l’entreprise. Chaque document constitue des archives indispensables pour gérer le côté administratif au quotidien même quelques années après l’arrêt de l’activité de la société.

Chaque document doit comporter la date, les montants, l’identification du client ou du fournisseur ainsi que les signatures des parties contractantes (cas des litiges avec une personne ou une entreprise). Ces caractères devront être mentionnés sans rature pour que les papiers (actes) restent valides.

Les durées légales de la conservation des papiers

Le délai de conservation des documents est variable selon le type du dossier. Certains ne dépassent pas 3 ans tandis que d’autres exigent une conservation à vie. L’entrepreneur peut les conserver au-delà des durées de conservations citées ci-après s’il le juge nécessaire.

Combien de temps pour le dossier commercial et civil ?

Les contrats signés avec un client ou les contrats d’achat lors de la collaboration avec un fournisseur doivent être maintenus dans les archives pendant une durée minimum de 5 ans, il en est de même pour les documents bancaires et les papiers liés à la logistique.

Pour les déclarations en douane lors d’une importation ou exportation directe, le contrat d’assurance et la police d’assurance, l’entreprise doit garder ses papiers durant un délai minimum de trois ans. Quant aux autres dossiers issus des études à l’interne comme les dessins, les modèles, la marque de fabrique, cinq années de conservation sont requis à partir de la fin de protection.

Combien de temps pour la paperasserie fiscale ?

L’article L102B du code fiscal stipule que le livre, le registre et les pièces sur les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être gardés pendant six ans. Les délais de conservation des justificatifs fiscaux comme l’IR et l’IS sont fixés à 3 ans après l’année de la déclaration des revenus. Il en est de même pour les impôts sur le revenu et sur les entreprises, à savoir la cotisation foncière des entreprises ou CFE, la valeur ajoutée des entreprises ou CVAE et à la Taxe sur Valeur ajoutée ou TVA. Quant aux documents liés aux bénéfices industriels et commerciaux ou BIC, les bénéfices non commerciaux ou BNC, vous devez les garder pendant au moins 2 ans. Notez bien que ces délais sont portés à 10 ans en cas de fraude fiscale ou de travail illicite constaté.

Combien de temps pour le dossier comptable ?

Les documents comptables comme les factures émises, les factures reçues, les bons de commande, la correspondance comptable, le livre d’inventaire, les bons de livraison, les bons de réception et tous les bons issus de la comptabilité doivent être conservés au moins une dizaine d’années. Ces pièces comptables sont extrêmement importantes surtout en cas de liquidation judiciaire. Vous êtes tenu de sortir ces dossiers comptables comme élément de preuve de vos droits.

Combien de temps pour le dossier concernant les ressources humaines ?

Ce sont des documents relatifs à la gestion du personnel. Le Code du travail et le Code civil définissent la durée minimale de conservation de ces papiers à savoir : les bulletins de paie, l’horaire du travail, le droit sur les salaires et les primes, les indemnités et les soldes de tout compte à 5 ans. Quant aux registres individuels comme le contrat de travail, la convocation à l’entretien ou la lettre de licenciement, vous devez les garder le plus longtemps possible. Les dossiers liés aux accidents de travail et à l’inspection de travail doivent être maintenus pendant 10 ans.

Combien de temps pour le dossier juridique ?

Les dossiers d’ordre juridique constituent aussi des documentations très importantes. Les statuts de la société ainsi que les procès-verbaux d’assemblées doivent être tenus 5 ans à compter de l’interruption de sa gestion. Les justificatifs relatifs aux feuilles de présence, aux pouvoirs et aux convocations sont à conserver pendant 3 ans. Les comptes annuels comme le bilan et le compte de résultat doivent être conservés au minimum 10 ans après la clôture de l’exercice.

Qu’en est-il des autres dossiers ?

Les contrats d’achat d’un immeuble ou d’un terrain doivent être conservés pendant un laps de temps assez remarquable, soit près d’une trentaine d’années après la réception de la facture de paiement. Ils peuvent être même conservés à vie. Le contrat de bail commercial doit être conservé pendant 5 ans à partir de la fin du bail. Les relevés des opérations bancaires, la facture ou toutes pièces justificatives pour la tenue de la comptabilité (paiement) et les talons de chèque doivent être gardés pendant 5 ans au minimum. Concernant les convocations, les feuilles de présence, les rapports de l’entrepreneur ou du conseil d’administration, ils doivent être maintenus pendant 3 ans.

Les sanctions pour la non-conservation de documents

Dans certains cas, la non-conservation de ces documents (absence de tenue des papiers demandés par l’administration) vous expose à des sanctions pouvant aller jusqu’à 10 000 euros. De plus, la société risque de se retrouver sans preuve en cas de litige avec un client ou un fournisseur.

Vous pouvez garder vos documents en format papier ou électronique. Ces deux modes de conservation sont acceptables comme preuve. Mais, le format numérique est le plus pratique et le plus facile à gérer. Les risques de pertes ou de dégradation restent minimes. L’accès aux dossiers reste très facile et vous pouvez les garder à vie. De plus, vous pouvez passer par un service d’archivage en ligne pour avoir un stockage protégé.

Comment jeter les documents à la fin du délai ?

Si le temps de la conservation est passé, vous avez plusieurs possibilités pour jeter les documents périmés. Vous pouvez recourir à un archivage externalisé ou bien les convertir en fichier électronique et procéder à leur mise en ligne. Vous pouvez procéder à la destruction massive des dossiers. Mais il est toujours plus prudent de faire appel à un professionnel qui pourra assurer le broyage de manière sécurisé, suivi d’une procédure de recyclage (en option).

Il faut donc accepter le fait que toute entreprise doit respecter les délais de garde des documents (qu’il soit fermé ou pas) afin de ne pas se trouver en contravention avec la loi. Cela lui permettra par ailleurs de préserver des preuves constatant ses droits ou obligations, selon les circonstances qui peuvent se manifester par la suite. Ce sont également des preuves (directes ou indirectes) qui montrent qu’elle a rempli ses obligations : fiscales, sociales ou managériales. Tous ces documents constituent donc des preuves écrites des activités et actions de l’entreprise, société ou entité dans l’exercice de ses fonctions.

Manon

Responsable marketing digital, Manon aide les clients de son agence à gagner en visibilité sur le web et à booster leurs revenus, en attirant et en transformant un maximum de clients potentiels. Hormis la conception de stratégies marketing, elle effectue des veilles stratégiques, réalise des suivis d’opérations marketing, conçoit de nouveaux services et anime les équipes des entreprises clientes.